Eigenentwicklung oder Standardsoftware: Wann lohnt sich der Wechsel?

Ob sich eine eigene Software gegenüber einer eingekauften Standardlösung rechnet, zeigt sich nicht am Preis des ersten Tages, sondern am tatsächlichen Aufwand im Alltag. Wer mehrere Werkzeuge parallel bedient oder Daten doppelt pflegt, zahlt diesen Aufwand jeden Monat neu, ohne dass er auf einer Rechnung steht. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie beide Wege vergleichen. Außerdem nennt er Warnzeichen für das Ende der Standardsoftware sowie Fälle, in denen sie die richtige Wahl bleibt.

Wenn Sie ein Programm von Grund auf für Ihre Abläufe bauen lassen möchten, finden Sie die Leistung unter individuelle Softwareentwicklung.

Der Vergleich richtet sich an Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer kleiner und mittlerer Betriebe, die keine eigene IT-Abteilung haben. Er braucht kein technisches Vorwissen. Sie brauchen nur die Preise Ihrer Werkzeuge, die Zahl der Nutzer und eine ehrliche Einschätzung, welche Funktionen im Alltag wirklich gebraucht werden.

Was ist der Unterschied zwischen Eigenentwicklung und Standardsoftware?

Standardsoftware ist ein fertiges Programm für viele Betriebe. Sie kaufen oder mieten es, der Hersteller entwickelt es weiter und Sie passen Ihre Arbeitsweise an die Funktionen an. Typisch sind Buchhaltungsprogramme, CRM-Systeme oder Branchenlösungen. Mehr dazu im Glossar.

Eigenentwicklung ist ein Programm, das für Ihre Abläufe gebaut wird. Es enthält nur, was Sie brauchen. Sie bestimmen, wie es sich weiterentwickelt. Der Begriff meint Software, die ein Dienstleister oder das eigene Team eigens für Sie schreibt. Mehr dazu im Glossar.

Dazwischen liegt ein Mittelweg, den wir weiter unten beschreiben: die Konfektion.

Was spricht für Standardsoftware, was für eine eigene Lösung?

Beide Wege haben ihre Stärken. Die Tabelle stellt sie gegenüber.

Die Abhängigkeit vom Hersteller heißt im Fachbegriff Vendor-Lock-in: Ein Wechsel wird so aufwendig, dass Sie Preiserhöhungen und Funktionsänderungen hinnehmen müssen. Ob das für Sie ein Risiko ist, hängt davon ab, wie leicht Sie Ihre Daten herausbekommen.

Welche fünf Warnzeichen zeigen, dass Standardsoftware nicht mehr reicht?

Fünf Situationen sind typische Warnzeichen. Sie sind keine Messwerte, sondern Fragen, die Sie für Ihren Betrieb beantworten können.

1. Parallele Datenpflege: Ein Programm deckt einen Teil des Ablaufs ab, für den Rest entstehen Excel-Listen daneben. Jede Änderung muss an mehreren Stellen eingetragen werden und mit jeder Liste wächst das Risiko, dass eine Version veraltet ist. Mehr dazu im Beitrag Excel-Alternative für Betriebe.
2. Bezahlte Funktionen ohne Nutzer: Mehrere Abonnements laufen parallel und von jedem wird nur ein Teil gebraucht. Die monatliche Abbuchung bleibt trotzdem in voller Höhe bestehen.
3. Umweg statt Ablauf: Nicht das Programm passt sich Ihrer Arbeitsweise an, sondern Ihre Arbeitsweise dem Programm. Jeder neue Ablauf braucht einen Umweg über zusätzliche Tabellen oder Handarbeit.
4. Wachstum macht es teurer: Mit jedem neuen Mitarbeitenden und jeder neuen Funktion steigt die Lizenzstufe. Der Preis wächst, ohne dass der Nutzen im gleichen Maß wächst.
5. Daten stecken fest: Auswertungen sind nur über Exporte und Handarbeit möglich, oder Kunden sollen selbst Einblick bekommen und das Programm sieht keinen Zugang für sie vor. Dafür sind oft ein Kundenportal oder eine Schnittstelle nötig.

Treffen zwei oder mehr dieser Punkte zu, lohnt sich die Rechnung im nächsten Abschnitt.

Wie rechnen Sie den Vergleich über fünf Jahre?

Der Vergleichszeitraum von fünf Jahren ist üblich, weil sich Einmalkosten und laufende Kosten dann fair gegenüberstehen. Die Formel lautet: bei Standardsoftware Nutzer mal Preis je Nutzer und Monat mal 60 Monate. Bei der eigenen Lösung kommen der einmalige Aufbau, das Hosting und die Wartung zusammen.

Rechenbeispiel: Alle Zahlen sind frei gewählte Annahmen für einen Beispielbetrieb. Das Beispiel zeigt die Methode, es setzt keinen Preis von Konfektor Systeme ein und ist kein Kundenfall.

Annahme: 40 Euro Lizenz je Nutzer und Monat (nicht der Preis eines bestimmten Herstellers).

Das ist die Seite der Standardsoftware. Ihr stellen Sie die Gesamtkosten der eigenen Lösung gegenüber: Festpreis plus Hosting plus Wartung über fünf Jahre. Der Festpreis steht erst nach der Vermessung fest. Teilen Sie diese Gesamtkosten durch die Lizenzkosten eines Nutzers über 60 Monate (hier 2.400 Euro), dann erhalten Sie die Nutzerzahl, ab der sich die eigene Lösung rechnet. Liegt Ihre Nutzerzahl darunter, bleibt die Standardsoftware günstiger. Die ausführliche Fassung mit weiteren Nutzerzahlen steht im Beitrag Lizenzkosten senken, die Kostenarten erklärt Softwareentwicklung Kosten.

Konfektion oder Maß: Was ist der Mittelweg?

Spricht die Rechnung für eine eigene Lösung, ist noch nicht entschieden, ob ein bewährtes Konfektionssystem reicht oder ob es ein System nach Maß braucht.

Ein Konfektionssystem baut auf bereits erprobten Bausteinen auf und wird an Ihren Betrieb angepasst. Das geht schneller und günstiger als eine Neuentwicklung.

Ein System nach Maß entsteht, wenn es für einen Ablauf keinen passenden Baustein gibt, weil er nur bei Ihnen so vorkommt. Es wird vollständig für Ihren Betrieb entwickelt. Der Festpreis steht nach der Vermessung fest.

Häufig steckt in einem Projekt beides: fertige Bausteine für das Übliche, eigene Entwicklung für das Besondere. Konfektor Systeme ist aus einem Konfektionsbetrieb für Kleidung hervorgegangen, der seine eigenen Abläufe über Jahre automatisiert hat. Aus dieser Zeit stammt das Prinzip, das bis heute gilt: fertig gedacht, bei Ihnen erst richtig passend.

Welche Risiken hat eine Eigenentwicklung?

Eine ehrliche Gegenüberstellung nennt auch die Schwächen der eigenen Lösung. Drei Risiken sind real:

• Abhängigkeit vom Dienstleister: Wer eine Software bauen lässt, braucht jemanden, der sie versteht. Ohne Dokumentation und Quellcode wird aus der Abhängigkeit vom Hersteller eine Abhängigkeit vom Entwickler.
• Pflege: Eine Software, die niemand pflegt, veraltet. Sicherheitslücken bleiben offen und Fremddienste ändern ihre Schnittstellen. Die Folge heißt technische Schulden. Wie sich Pflege vertraglich regeln lässt, steht im Beitrag Wartungsvertrag für Software.
• Zeit bis zum Einsatz: Ein Projekt dauert länger als ein Abonnement, das heute startet. Wer sofort ein Werkzeug braucht, nimmt in der Zwischenzeit besser ein vorhandenes.

Die ersten beiden Risiken lassen sich durch Übergabe von Quellcode und Dokumentation sowie eine klare Regelung der Betreuung deutlich verringern. Das dritte bleibt. Es spricht dafür, in der Zwischenzeit nichts abzuschalten.

Wann bleibt Standardsoftware die bessere Wahl?

Eine ehrliche Antwort gehört dazu. Standardsoftware ist in diesen Fällen die bessere Wahl:

• Ihr Ablauf entspricht dem üblichen Vorgehen vieler Betriebe. Das Programm bildet ihn ohne Umwege ab.
• Nur wenige Personen arbeiten damit. Die Lizenzen bleiben über fünf Jahre niedrig.
• Der Hersteller arbeitet Gesetzesänderungen laufend ein. Sie wollen das nicht selbst nachverfolgen.
• Sie müssen schnell starten. Für ein Projekt fehlt die Zeit.
• Ihr Betrieb kann ein System später nicht pflegen oder pflegen lassen.

Genauso oft ist das Ergebnis einer Prüfung, dass ein bestehendes Werkzeug richtig bleibt und nur schlanker eingesetzt werden sollte, etwa mit weniger Nutzern oder einem günstigeren Tarif.

Wie läuft ein Wechsel, ohne den Betrieb zu stören?

Ein Wechsel ist dann kein Wagnis, wenn er in Schritten geschieht. Sinnvoll ist folgende Reihenfolge:

1. Aufnehmen: Zuerst wird beschrieben, wie der Ablauf heute tatsächlich läuft, einschließlich der Umwege über Excel und E-Mail.
2. Klein beginnen: Ersetzt wird zuerst der Teil, der am meisten Zeit kostet. Das übrige Werkzeug läuft weiter.
3. Daten übernehmen: Die Daten aus dem alten Werkzeug werden exportiert, geprüft und in das neue System übernommen. Der Fachbegriff dafür ist Datenmigration.
4. Parallel prüfen: Eine Zeit lang laufen beide Wege nebeneinander, bis die Ergebnisse übereinstimmen.
5. Erst dann kündigen: Das alte Werkzeug wird gekündigt, wenn das neue die Aufgabe nachweislich erfüllt und der Datenexport vollständig vorliegt.

Beachten Sie die Kündigungsfristen des alten Werkzeugs schon bei der Planung. Läuft ein Jahresvertrag, kann es sinnvoll sein, den Wechsel auf den Ablauftermin zu legen.

Checkliste: Konfektion, Maß oder Standardsoftware?

Gehen Sie die Fragen der Reihe nach durch und notieren Sie die Antworten.

1. Welcher Ablauf kostet Ihr Team jede Woche am meisten Zeit?
2. Welche Programme sind an diesem Ablauf beteiligt und wer nutzt sie?
3. Was zahlen Sie dafür im Monat und wie viele Nutzer sind es?
4. Rechnen Sie die Summe auf 60 Monate hoch.
5. Gibt es ein Standardprogramm, das den Ablauf ohne Umweg abdeckt? Wenn ja, bleibt es im Rennen.
6. Gibt es Bausteine, die den Ablauf weitgehend abdecken? Dann ist Konfektion der nächste Schritt.
7. Kommt der Ablauf so nur bei Ihnen vor? Dann prüfen Sie ein System nach Maß.
8. Welche Daten müssen mit anderen Systemen verbunden werden?

Mit diesen Antworten können Sie ein Gespräch sehr gezielt führen. Wenn Sie die Auswertung gemeinsam machen möchten, vereinbaren Sie ein Kennenlerngespräch. Wie die Abläufe vorab im Betrieb aufgenommen werden, beschreibt der Beitrag Ablaufaufnahme im Betrieb.