Kundenportal für Schadensmeldungen mit automatischer Monatsauswertung
Der Betrieb
Eine Hausverwaltung mit 15 Mitarbeitenden und rund 1.200 verwalteten Einheiten, aufgeteilt auf vier Objektbetreuer.
Ausgangslage
Schadensmeldungen kommen per Mail, Telefon und Brief und landen in einer Exceltabelle, in Postfächern und im Kopf einer Kollegin. Ob ein Handwerker beauftragt wurde, weiß nur, wer die Mail geschrieben hat. Die Monatsauswertung für die Eigentümer wird von Hand aus drei Quellen zusammengetragen und braucht zwei Tage.
Was die Vermessung zeigt
Jede Meldung wird im Schnitt dreimal angefasst, bevor ein Auftrag entsteht. Rückfragen der Mieter zum Stand machen ein Drittel der Anrufe aus. Die größten Hebel liegen in der Annahme, im Status und in der Auswertung.
Das System
Ein Mieter- und Eigentümerportal aus der Konfektion Hausverwaltung. Mieter melden Schäden mit Foto und Objekt, die Meldung bekommt einen festen Status und einen Zuständigen, der Handwerker wird aus dem Portal beauftragt und meldet die Erledigung zurück. Die Monatsauswertung je Objekt entsteht aus den Daten von selbst. Eine Schnittstelle zum vorhandenen Verwaltungsprogramm hält Objekte und Mieter aktuell.
So sieht der Alltag danach aus
Mieter sehen den Stand ihrer Meldung selbst und rufen seltener an. Objektbetreuer arbeiten eine Liste ab statt drei Postfächer. Eigentümer bekommen ihre Auswertung am Monatsersten, ohne dass jemand sie zusammenträgt.
Linie und Dauer
Konfektion mit einer Maßschnittstelle, Übergabe in wenigen Wochen, Festpreis nach Vermessung.
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