Automatisierungen: wiederkehrende Handarbeit fällt weg
Belege auslesen, Angebote nachfassen, dieselben Mails beantworten, Termine buchen, neue Mitarbeitende einrichten: Was in Ihrem Betrieb jeden Tag gleich abläuft, übernimmt das System. Fertig entwickelte Abläufe, auf Ihren Betrieb angepasst, in wenigen Wochen einsatzbereit.
- Es gehört Ihnen.
- Es läuft bei Ihnen.
- Sie haben die Datenhoheit.
Eine Stunde am Tag, jeden Tag, immer gleich
In jedem Betrieb gibt es Tätigkeiten, die jemand jeden Tag länger als eine Stunde lang immer gleich macht. Daten von einer Exceltabelle in die andere kopieren. Belege abtippen. Angeboten hinterhertelefonieren. Zahlungserinnerungen schreiben. Terminanfragen mit dem Kalender abgleichen. Keine dieser Aufgaben braucht Erfahrung oder Urteil, jede kostet Zeit von Menschen, die Erfahrung und Urteil haben. Genau das ist der Prüfsatz, den wir in jedem Kennenlerngespräch stellen: Welche Tätigkeit macht bei Ihnen jemand jeden Tag mehr als eine Stunde lang immer gleich?
Die Abläufe, die wir fertig haben
Belege auslesen
Ein Beleg kommt im Postfach an, wird ausgelesen, vorkontiert, an die Buchhaltung übergeben und sauber auf Ihrem Server abgelegt.
Angebote nachfassen
Ein Angebot ohne Rückmeldung bekommt nach einer festgelegten Frist eine freundliche Nachfrage, nach einer zweiten Frist eine zweite. Sie sehen, wer geantwortet hat.
Zahlungserinnerungen
Überfällige Rechnungen werden erkannt, Erinnerungen und Mahnungen gehen nach Ihrem Zeitplan hinaus. Ob es weitergeht, entscheiden Sie.
Mails beantworten
Wiederkehrende Anfragen wie Öffnungszeiten, Lieferstatus oder Rechnungskopien beantwortet ein Assistent aus Ihren Daten. Was er nicht sicher weiß, legt er Ihnen vor.
Termine buchen
Terminanfragen werden mit Ihrem Kalender abgeglichen, bestätigt und eingetragen, mit Erinnerung an den Kunden.
Mitarbeitende einrichten
Ein neuer Kollege bekommt Zugänge, Postfach, Kalender und Ablage in einem Schritt, statt in fünf Programmen von Hand.
Das System arbeitet, Ihre Mitarbeitenden entscheiden
Jede Automatisierung hat einen Auslöser, einen Ablauf und ein Ergebnis, das Ihre Mitarbeitenden sehen. Was das System allein entscheiden darf und was ein Mensch freigibt, legen wir gemeinsam fest: Eine Zahlungserinnerung geht von selbst hinaus, eine Mahnung mit Inkassoandrohung erst nach Ihrem Klick. Ihre Mitarbeitenden greifen nur ein, wenn etwas Ungewöhnliches auftaucht, sehen aber jederzeit, was gelaufen ist.
Die Abläufe binden an, was Sie haben: Postfach, Buchhaltung, Warenwirtschaft, Kalender, Branchenprogramm. Wo KI im Spiel ist, etwa beim Auslesen von Belegen oder beim Beantworten von Mails, erklären wir es und Sie entscheiden, was sie darf.
Für wen sich Automatisierungen lohnen
Für jeden Betrieb, in dem das Büro abends noch Rechnungen tippt oder tagsüber von Rückfragen unterbrochen wird. Automatisierungen sind oft der erste Schritt, weil sie nichts ersetzen und schnell spürbar sind: Der Beleg, der sich selbst ablegt, ist am ersten Tag da.
Was wir nicht automatisieren
Wir automatisieren nur Abläufe, die wir in der Vermessung gesehen haben und die heute schon regelmäßig gleich laufen. Wir bauen keine Abläufe, die selbstständig über Menschen entscheiden, etwa Bewerberauswahl oder Bonitätsbewertung. Wir sagen es Ihnen, wenn ein Ablauf zu selten oder zu unterschiedlich ist, als dass sich eine Automatisierung lohnt.
Konfektion, zum Festpreis
Automatisierungen sind Konfektionssysteme. Der Preis richtet sich nach Zahl und Umfang der Abläufe und liegt bei 3.000 bis 20.000 Euro. Er steht nach der Vermessung fest und wird vor Projektstart als Festpreis vereinbart. Enthalten sind Anpassung, Anbindung, Einführung, Schulung und das erste Jahr Service und Support. Sie erhalten ein unbeschränktes Nutzungsrecht samt Quellcode, ohne Lizenzkosten.
So kann das aussehen
Ein Elektrobetrieb mit 30 Mitarbeitenden bekommt Anfragen fast nur per Telefon, meist während der Montage. Ein Ticketsystem mit Telefonassistent nimmt Anrufe an, legt Tickets an und vergibt freie Termine aus dem Teamkalender. Das vollständige Beispiel steht unter Referenzen.
Welche Tätigkeit macht bei Ihnen jemand jeden Tag mehr als eine Stunde lang immer gleich?
Erzählen Sie es uns im kostenlosen Kennenlerngespräch. Meist ist das der erste Ablauf, den wir automatisieren.