KI-Verordnung und Schulungspflicht: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen

Wer nach „KI-Verordnung Schulungspflicht“ sucht, stößt auf ältere Beiträge, die den früheren Stand beschreiben. Sie sind seit der Änderung überholt. Die Verordnung (EU) 2026/1744 hat Artikel 4 neu gefasst. Dieser Beitrag beantwortet die Suchfrage deshalb ehrlich: Er sagt, was Artikel 4 heute verlangt, was er nicht verlangt und was für einen Betrieb trotzdem sinnvoll bleibt.

Dieser Beitrag erklärt den Rechtsstand und ersetzt keine Rechtsberatung. Stand: 13.10.2026. Alle Aussagen stützen sich auf die unten verlinkten Quellen. Ein Teil der Aussagen ist eine Lesart des Gesetzestextes. Diese Stellen sind im Text als solche gekennzeichnet.

Was verlangt Artikel 4 der KI-Verordnung heute?

Artikel 4 der Verordnung (EU) 2024/1689, der KI-Verordnung, steht seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 in neuer Fassung. Sie ist am 24. Juli 2026 im Amtsblatt der Europäischen Union erschienen und gilt seit dem 27. Juli 2026. Absatz 1 lautet sinngemäß: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag KI-Systeme betreiben oder nutzen. Dabei sind Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und der Einsatzkontext zu berücksichtigen.

Der Artikel enthält außerdem einen ausdrücklichen Satz zur Reichweite: Die Verpflichtung verpflichtet Anbieter oder Betreiber nicht, für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren.

Das bedeutet: Es bleibt eine Pflicht, etwas zu tun. Sie ist aber offen formuliert. Der Artikel schreibt keine bestimmte Schulung, keine Stundenzahl und kein Zertifikat vor. Was ein Betrieb unternimmt, hängt davon ab, wer welche KI-Werkzeuge nutzt und mit welchem Risiko.

Was hat sich gegenüber der früheren Fassung geändert?

Der Erwägungsgrund 8 der Verordnung (EU) 2026/1744 beschreibt die Änderung. Dort heißt es, nach Artikel 4 seien derzeit alle Anbieter und Betreiber von KI-Systemen verpflichtet, die KI-Kompetenz ihres Personals sicherzustellen. Der Gesetzgeber hielt diese strengen Verpflichtungen nicht für alle Arten von Anbietern und Betreibern für geeignet.

Die Tabelle stellt beide Fassungen gegenüber:

Zusätzlich sollen die Europäische Kommission und die Mitgliedstaaten nach Absatz 2 die Bemühungen der Anbieter und Betreiber unterstützen und fördern, insbesondere die von kleinen und mittleren Unternehmen.

Zur Abgrenzung: Die Verordnung (EU) 2026/1744 ist der vorab verabschiedete KI-Teil des Digital-Omnibus-Pakets der Kommission. Der Teil des Pakets zu Daten und DSGVO (Verfahren 2025/0360(COD)) ist am 13. Oktober 2026 nicht beschlossen.

Aus der Entwicklung folgt für den Titel dieses Beitrags: Der Begriff „Schulungspflicht“ bleibt als Suchbegriff gebräuchlich, trifft den heutigen Wortlaut aber nicht. Wer ihn verwendet, meint meist Artikel 4. Eine Schulung ist eine mögliche Maßnahme, keine vorgeschriebene.

Für wen gilt Artikel 4?

Der Wortlaut richtet sich an Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Eine Ausnahme für kleine Betriebe steht nach unserer Lesart nicht im Text. Absatz 2 nennt kleine und mittlere Unternehmen ausdrücklich als Gruppe, die Unterstützung erhalten soll. Das spricht dafür, dass auch Betriebe des Mittelstands gemeint sind.

Wie die Begriffe Anbieter und Betreiber im Einzelnen abgegrenzt sind, regelt Artikel 3 der Verordnung. Dessen Wortlaut liegt diesem Beitrag nicht zugrunde. Ob Ihr Betrieb bei einem bestimmten Werkzeug als Anbieter oder als Betreiber gilt, sollten Sie deshalb anhand der Verordnung oder mit rechtlicher Beratung klären. Bei Konfektor Systeme werden KI-Vorhaben zu Beginn schriftlich nach der KI-Verordnung eingeordnet. Das gehört fest zu unserem Vorgehen.

Wichtig ist außerdem der zweite Teil des Satzes: Neben dem eigenen Personal nennt Artikel 4 andere Personen, die im Auftrag des Betriebs KI-Systeme betreiben oder nutzen. Dazu können externe Mitarbeitende oder Dienstleister gehören, die mit Ihren Werkzeugen arbeiten.

Was gilt seit August 2026 außerdem?

Artikel 4 ist nur ein Baustein der KI-Verordnung. Die folgende Tabelle zeigt den Zeitplan nach den Quellen, mit Stand vom 13. Oktober 2026.

Für Betriebe, die KI im Kundenkontakt einsetzen, ist Artikel 50 der wichtigste Punkt. Er betrifft zum Beispiel die Frage, ob Kunden erfahren müssen, dass sie mit einer KI sprechen. Die Einzelheiten dazu stehen im Beitrag KI Telefonassistent. Zum Zusammenspiel mit dem Datenschutz lesen Sie KI und Datenschutz.

Zur Einordnung der Bußgelder: Artikel 99 Absatz 4 nennt Artikel 4 nach unserer Lesart des Gesetzestextes nicht in der Liste der Bußgeldtatbestände. Das deutsche KI-MIG listet in seiner Bußgeldvorschrift nach unserer Lesart ebenfalls keinen Verstoß gegen Artikel 4. Das ist eine Lesart und keine Aussage einer Behörde. Daraus lässt sich nicht ableiten, dass ein Verstoß folgenlos bleibt. Andere rechtliche Folgen hat dieser Beitrag nicht geprüft.

Muss eine Schulung dokumentiert werden?

Der Wortlaut des geltenden Artikels 4 nennt keinen Nachweis. Eine Pflicht, Schulungen zu dokumentieren, lässt sich aus diesem Artikel nicht ablesen. Ob eine andere Vorschrift oder eine Behörde im Einzelfall etwas anderes erwartet, ist nicht Gegenstand dieses Beitrags.

Trotzdem raten wir zu einer kurzen Aufzeichnung. Das ist eine Empfehlung aus der Praxis der Betriebsorganisation, keine Vorgabe aus der Verordnung. Eine Seite genügt: Wer nutzt welche KI-Werkzeuge, wer wurde wann in welchem Umfang eingewiesen, welche Regeln gelten im Betrieb? Mit dieser Seite können Sie jederzeit zeigen, dass Sie sich um das Thema gekümmert haben. Zugleich erkennen Sie selbst, wo Lücken bestehen.

Was gehört in eine KI-Grundschulung?

Eine Schulung ist die naheliegende Maßnahme. Sie ist keine Pflicht, aber eine solide Grundlage. Für Beschäftigte ohne technischen Hintergrund bewähren sich diese Themen:

• Was ein Sprachmodell ist und wie es zu seinen Antworten kommt, einfach erklärt im Glossar unter LLM
• Wo die Grenzen liegen: Ein Sprachmodell kann Fehler machen und Dinge erfinden, deshalb prüft ein Mensch das Ergebnis, bevor es den Betrieb verlässt
• Welche Daten nicht in ein KI-Werkzeug gehören, vor allem personenbezogene Daten und vertrauliche Unterlagen, mit Verweis auf den Beitrag KI und Datenschutz
• Welche Werkzeuge im Betrieb erlaubt sind und wer neue Werkzeuge freigibt
• Wann Kunden erfahren müssen, dass sie mit einer KI sprechen
• An wen sich Beschäftigte bei Fragen oder Fehlern wenden

Schulungsinhalte sollten sich am Einsatzkontext orientieren, das fordert Artikel 4 selbst mit dem Hinweis auf Kenntnisse, Erfahrung und Einsatzkontext. Eine Assistenz im Büro braucht andere Inhalte als eine Person, die einen Telefonassistenten einrichtet oder mit KI-Agenten arbeitet.

Konfektor Systeme bietet KI-Schulungen an: zum Aufbau eigener KI-Systeme durch Mitarbeitende, zum Umgang mit KI und KI-Agenten sowie eine KI-Sicherheitsschulung zum Datenschutz, die wir mit einem Partner durchführen. Eine Schulung ist eine mögliche Maßnahme, aber kein vorgeschriebener Weg.

Wie baut ein Betrieb KI-Kompetenz auf, ohne Aufwand zu verschwenden?

Ein praktischer Weg führt in fünf Schritten zum Ziel und richtet sich nach dem Aufwand, den Ihr Betrieb tatsächlich hat:

1. Bestandsaufnahme: Fragen Sie nach, welche KI-Werkzeuge im Betrieb bereits genutzt werden, auch privat angelegte Konten für dienstliche Aufgaben.
2. Eine Seite Regeln: Legen Sie fest, wofür KI genutzt werden darf, welche Daten tabu sind und wer das Ergebnis prüft.
3. Kurze Einweisung je Rolle: Wer nur gelegentlich Texte entwirft, braucht weniger als jemand, der Kundendaten verarbeitet.
4. Eine Ansprechperson: Beschäftigte sollen wissen, an wen sie sich bei Unsicherheit wenden.
5. Regelmäßige Überprüfung: Wenn ein neues Werkzeug dazukommt oder sich der Einsatz ändert, passen Sie Regeln und Einweisung an.

Die folgende Tabelle zeigt ein Beispiel dafür, wie unterschiedlich der Bedarf je Rolle ausfallen kann. Es ist eine Empfehlung, keine Vorgabe aus Artikel 4.

Gerade kleine Betriebe sollten den Aufwand klein halten. Als Beispiel für einen schlanken Anfang eignet sich eine kurze Einweisung mit einer Seite Regeln, solange das Risiko gering ist. Ein höheres Risiko, etwa durch den Umgang mit Kundendaten, rechtfertigt mehr.

Wie geht es weiter?

Der Rechtsstand kann sich weiter ändern, denn die KI-Verordnung wird bis 2028 schrittweise anwendbar. Konkrete Auslegungen der Bundesnetzagentur oder Leitlinien der Kommission zu Artikel 4 und Artikel 50 haben wir für diesen Beitrag nicht ausgewertet. Der Stand dieses Beitrags steht oben im Text.

Wenn Sie wissen möchten, welche Maßnahmen zu Ihrem Betrieb passen, besprechen wir das im Kennenlerngespräch. Wir ordnen dabei auch ein, ob und welche Pflichten aus der KI-Verordnung für Ihr Vorhaben eine Rolle spielen. Sprechen Sie uns auf eine KI-Schulung an. Weitere Einsatzfelder beschreibt der Beitrag KI Use Cases. Den ersten Schritt machen Sie hier: Kennenlerngespräch vereinbaren.