KI Telefonassistent für Unternehmen: Kosten, Datenschutz, Kennzeichnungspflicht

Wenn alle im Termin sind, bleibt das Telefon oft unbeantwortet. Ein KI Telefonassistent soll diese Lücke schließen. Dieser Beitrag erklärt, wie er arbeitet, wo seine Grenzen liegen, was Kennzeichnung und Datenschutz verlangen und woraus sich die Kosten zusammensetzen.

Dieser Beitrag erklärt den Rechtsstand und ersetzt keine Rechtsberatung. Stand: 13.10.2026. Die Rechtsaussagen stützen sich auf die unten verlinkten Quellen.

Was ist ein KI Telefonassistent und wie arbeitet er?

Ein KI Telefonassistent ist ein Programm, das Anrufe entgegennimmt und in gesprochener Sprache mit dem Anrufer spricht. Im Hintergrund arbeiten mehrere Bausteine zusammen: Eine Spracherkennung wandelt das Gesagte in Text um. Ein Sprachmodell (LLM) versteht die Frage und formuliert die Antwort. Eine Sprachausgabe spricht die Antwort. Dazu kommt die Anbindung an Ihre Systeme, zum Beispiel an den Kalender oder an die Kundenverwaltung.

Damit der Assistent nicht nur redet, sondern auch etwas auslöst, übergibt er Informationen an andere Programme. Das geschieht meist über einen Webhook: Ein Ereignis wie „Termin gewünscht“ stößt in einem anderen Programm eine Aktion an. Als Werkzeug für solche Abläufe setzt Konfektor Systeme n8n ein.

Was kann er übernehmen und was nicht?

Gut geeignet sind Anrufe, die immer ähnlich ablaufen:

• Terminwünsche entgegennehmen und eintragen
• Rückrufwünsche aufnehmen und an die zuständige Person weitergeben
• Auskünfte zu Öffnungszeiten, Anfahrt oder Ablauf geben
• Anrufe nach festgelegten Regeln zur richtigen Person weiterleiten

Weniger geeignet sind Anrufe, bei denen ein Fehler teuer wird oder ein Mensch gefragt ist: Notfälle, Beschwerden, Fragen mit rechtlicher Wirkung und Gespräche, in denen der Anrufer erkennbar eine Person sprechen möchte. Der Assistent sollte solche Anrufe nicht selbst entscheiden, sondern weitergeben. Das gilt besonders für Entscheidungen mit erheblicher Wirkung für den Anrufer. Artikel 22 der DSGVO gibt Betroffenen das Recht, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung unterworfen zu werden.

Ein Telefonassistent ersetzt nicht den Menschen am Telefon. Er nimmt ihm die sich wiederholenden Anrufe ab und gibt ihm Zeit für alle anderen. Dasselbe Prinzip gilt für komplexere Systeme, die mehrere Schritte selbst ausführen. Mehr dazu im Beitrag zu KI Agenten für Unternehmen.

Muss sich ein KI Telefonassistent als KI zu erkennen geben?

Ein KI Telefonassistent muss sich in aller Regel zu erkennen geben. Seit dem 2. August 2026 gilt die KI-Verordnung insgesamt, soweit keine Ausnahme besteht, darunter Artikel 50 (Artikel 113 der Verordnung). Absatz 1 verlangt, dass KI-Systeme, die für die direkte Interaktion mit natürlichen Personen bestimmt sind, so konzipiert und entwickelt werden, dass die Personen informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren. Das gilt nicht, wenn es aus Sicht einer angemessen informierten, aufmerksamen und verständigen Person aufgrund der Umstände und des Kontexts der Nutzung offensichtlich ist.

Bei einem Anruf ist eine Maschinenstimme für viele Anrufer nach unserer Einschätzung nicht eindeutig erkennbar. Wer sich auf die Ausnahme „offensichtlich“ verlässt, geht ein Risiko ein. Der sichere Weg ist ein klarer Hinweis gleich zu Beginn des Gesprächs. Absatz 5 verlangt, dass die Information spätestens zum Zeitpunkt der ersten Interaktion in klarer und eindeutiger Weise bereitgestellt wird.

Ein Beispiel für einen Hinweis zu Beginn des Anrufs: „Guten Tag, Sie sprechen mit einem KI-Assistenten, also einer künstlichen Intelligenz. Ich kann Ihnen bei Terminen und Auskünften helfen oder Sie an einen Mitarbeiter weiterleiten.“

Der Wortlaut von Absatz 1 nennt als Adressaten die Anbieter des KI-Systems. Wer in Ihrem Projekt Anbieter im Sinne der Verordnung ist, hängt von der Konstellation ab. Deshalb ordnen wir jedes KI-Vorhaben zu Beginn schriftlich nach der KI-Verordnung ein. Unabhängig davon setzt Konfektor Systeme in jeden Telefonassistenten einen KI-Hinweis ein.

Zur Übergangsfrist: Die Verordnung (EU) 2026/1744 sieht für Systeme, die vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurden, eine Frist bis zum 2. Dezember 2026 vor. Sie betrifft aber nur Artikel 50 Absatz 2, also die maschinenlesbare Kennzeichnung synthetisch erzeugter Inhalte. Eine Übergangsfrist für den Hinweis nach Absatz 1 haben wir nicht gefunden.

Bei Verstößen gegen Artikel 50 sieht Artikel 99 Absatz 4 Geldbußen von bis zu 15.000.000 Euro oder 3 Prozent des gesamten weltweiten Jahresumsatzes vor, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Für kleine und mittlere Unternehmen gilt der jeweils niedrigere der beiden Beträge. In Deutschland verfolgt die Marktüberwachungsbehörde Verstöße nach dem Gesetz über Ordnungswidrigkeiten, die Bundesnetzagentur ist grundsätzlich die zuständige Behörde. Einen Überblick über alle Stichtage finden Sie im Beitrag zur KI-Verordnung und Schulungspflicht.

Was verlangt der Datenschutz?

Die DSGVO gilt für die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten (Artikel 2 Absatz 1). Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Artikel 4 Nummer 1). Bei einem Anruf fallen solche Daten in der Regel an, etwa Name, Rufnummer und Anliegen. Vier Punkte sollten Sie vor dem Start klären.

Auftragsverarbeitung: Verarbeitet ein Dienstleister Daten in Ihrem Auftrag, braucht es nach Artikel 28 Absatz 3 DSGVO einen Vertrag oder ein anderes Rechtsinstrument. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung. Der Vertrag muss unter anderem Vertraulichkeit, Sicherheitsmaßnahmen, den Einsatz weiterer Auftragsverarbeiter und die Löschung oder Rückgabe nach Vertragsende regeln. Bei Konfektor Systeme schließen wir je Projekt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

Rechtsgrundlage: Für die Verarbeitung braucht es eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO. Das berechtigte Interesse ist eine mögliche Grundlage. Es setzt voraus, dass die Verarbeitung erforderlich ist und die Interessen der Anrufer nicht überwiegen. Welche Grundlage für Ihren Fall trägt, entscheidet sich im Einzelfall.

Aufzeichnung: Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen ohne Befugnis auf einen Tonträger aufnimmt, macht sich nach § 201 Absatz 1 Nummer 1 StGB strafbar. Der Strafrahmen reicht bis zu drei Jahren Freiheitsstrafe oder Geldstrafe. Planen Sie deshalb eine Einwilligung oder eine andere tragfähige Grundlage ein und informieren Sie die Anrufer vorab. Wie ein Gespräch ohne Tonaufnahme zu beurteilen ist, klären Sie vor dem Start mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder mit rechtlicher Beratung.

Dienste außerhalb der EU: Nutzt ein Telefonassistent Dienste außerhalb der EU, gelten die Regeln für Übermittlungen in Drittländer. Eine Übermittlung ist ohne besondere Genehmigung zulässig, wenn die Kommission ein angemessenes Schutzniveau festgestellt hat (Artikel 45 DSGVO). Für Empfänger in den USA, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind, gilt der Angemessenheitsbeschluss der Kommission vom 10. Juli 2023. Prüfen Sie die Zertifizierung des Anbieters deshalb vor dem Einsatz. Das Gericht der Europäischen Union hat eine Klage dagegen am 3. September 2025 abgewiesen. Die Kommission beobachtet den Beschluss laufend und kann ihn bei geänderter Rechtslage in den USA aussetzen, ändern oder aufheben. Bei Konfektor Systeme stimmen wir uns mit Ihnen ab, bevor ein Dienst außerhalb der EU zum Einsatz kommt. Mehr zu diesem Thema im Beitrag KI und Datenschutz.

Bei Verstößen gegen die DSGVO sieht Artikel 83 Geldbußen von bis zu 20.000.000 Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes vor, bei bestimmten Pflichten von Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern bis zu 10.000.000 Euro oder 2 Prozent, jeweils der höhere Betrag. Ob ein bestimmter Einsatz eine Datenschutz-Folgenabschätzung verlangt, ist nach Artikel 35 eine Frage des Einzelfalls. Die EU-Kommission hat im November 2025 Änderungen an den Datenschutzregeln vorgeschlagen. Sie sind am 13. Oktober 2026 nicht beschlossen, hier gilt deshalb unverändert die DSGVO.

Für Arztpraxen gelten zusätzliche Anforderungen, weil Gesundheitsdaten besonders sensibel sind. Dazu finden Sie im Beitrag Arztpraxis Digitalisierung weitere Hinweise.

Was kostet ein KI Telefonassistent?

Eine feste Zahl wäre unseriös, denn der Preis hängt vom Umfang ab. Statt einer Fantasiezahl zeigt die folgende Tabelle, woraus sich die Kosten zusammensetzen. Sie nennt bewusst keine Beträge, weil Preise je Dienst und Anbieter schwanken und uns dazu keine belegten Marktzahlen vorliegen.

Für Ihr Vorhaben erstellen wir nach der Vermessung einen Festpreis. Lizenzkosten fallen bei Konfektor Systeme nicht an. Der Vermessungsworkshop kostet ab 1.500 Euro je Workshoptag.

Rechenbeispiel: Wie viel Zeit nimmt der Assistent ab?

Das Beispiel ist eine Annahme, keine Messung. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein.

Rechnung: 20 Anrufe mal 4 Minuten mal 220 Tage ergeben 17.600 Minuten, das sind rund 293 Stunden Telefonzeit im Jahr. Übernimmt der Assistent die Hälfte vollständig, entspricht das rund 147 Stunden. Die Formel lautet: Anrufe pro Tag mal Minuten je Anruf mal Arbeitstage mal Anteil geteilt durch 60.

Voicebot, Chatbot, Telefonassistent: Wo liegt der Unterschied?

Die Begriffe überschneiden sich, meinen aber Verschiedenes:

Ein Telefonassistent ist also ein Voicebot, der am Telefon arbeitet und an Ihre Software angebunden ist. Antworten aus Ihren eigenen Unterlagen, etwa zu Preisen oder Abläufen, liefert ein System, das auf Ihre Dokumente zugreift. Wie das funktioniert, erklärt der Beitrag zum RAG System.

Wie läuft die Einführung ab?

Eine Einführung läuft in vier Schritten:

1. Vermessung: Wir nehmen gemeinsam den Ablauf auf, der am meisten Zeit kostet. Dabei halten wir fest, welche Anrufe der Assistent übernehmen soll und welche nicht.
2. Konzept: Sie erhalten einen schriftlichen Vorschlag mit dem Umfang des Assistenten, den eingesetzten Diensten und dem Preis. Die Einordnung nach der KI-Verordnung steht zu Beginn.
3. Aufbau: Der Assistent wird eingerichtet und an Ihre Software angebunden. Der KI-Hinweis ist Bestandteil jedes Telefonassistenten.
4. Test: Er wird mit echten Anrufen erprobt, bevor er live geht. Sie legen fest, wann er weiterleitet.

Wenn Sie wissen möchten, ob sich ein Telefonassistent für Ihren Betrieb lohnt, sprechen wir im Kennenlerngespräch darüber, welche Anrufe bei Ihnen am meisten Zeit kosten. Mehr zum Einstieg finden Sie auf der Seite zum KI Telefonassistenten. Den ersten Schritt machen Sie hier: Kennenlerngespräch vereinbaren.