Begriffe aus Softwareentwicklung, Automatisierung und KI, wie sie in unseren Beiträgen und Gesprächen vorkommen.
Eine API (Programmierschnittstelle) ist ein festgelegter Zugang, über den ein Programm einem anderen Daten und Funktionen zur Verfügung stellt.
Die API legt fest, welche Anfragen erlaubt sind, welche Angaben dafür nötig sind und in welcher Form die Antwort kommt. Sie ist die technische Beschreibung einer Schnittstelle, nach der sich Entwickler richten, wenn sie Programme verbinden. Wie Sie das im Betrieb planen, beschreibt der Beitrag ERP und CRM verbinden.
Automatisierung heißt, wiederkehrende Arbeitsschritte von Software erledigen zu lassen, statt sie von Hand auszuführen.
Sie reagiert auf einen Auslöser, prüft festgelegte Regeln und erledigt danach die Schritte in Ihren Programmen, etwa Belege erfassen, Angebote nachfassen oder Termine vergeben. Freigaben bleiben bei Menschen, wo es darauf ankommt, zum Beispiel bei Zahlungen oder Zusagen an Kunden. Beispiele zeigt der Beitrag Automatisierung Beispiele im Mittelstand, das Leistungsangebot steht unter Prozessautomatisierung.
Ein AVV ist der Vertrag zwischen Ihnen und einem Dienstleister, der in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet. Grundlage ist Artikel 28 der DSGVO.
Business Intelligence (BI) bezeichnet das Sammeln, Auswerten und Darstellen von Unternehmensdaten, damit Entscheidungen auf Zahlen statt auf Bauchgefühl beruhen.
Dazu gehört, Daten aus mehreren Programmen zusammenzuführen und aufzubereiten, sodass Umsatz, Auslastung oder offene Posten an einer Stelle erscheinen. Die Ergebnisse erscheinen meist in Berichten und in einem Dashboard. Wie Sie Werkzeuge dafür auswählen und was sie kosten, beschreibt der Beitrag Power BI Kosten und Alternativen.
Ein Chatbot ist ein Programm, das mit Menschen in Textform Dialoge führt und Fragen beantwortet, meist auf einer Website oder in einem Messenger.
Er antwortet rund um die Uhr auf häufige Fragen und gibt schwierige Fälle an Menschen weiter. Einfache Chatbots folgen festen Antwortbäumen, andere nutzen ein Sprachmodell. Sprechen statt schreiben kann ein Voicebot, mehrere Schritte erledigt ein KI-Agent. Zu den rechtlichen Hinweisen bei KI im Kundenkontakt siehe den Beitrag KI-Telefonassistent für Unternehmen.
CRM steht für Customer Relationship Management: ein Programm, das Kontakte, Anfragen und Angebote sammelt, damit jeder im Betrieb den Stand eines Kunden kennt.
Ein Dashboard ist eine Übersichtsseite, die wichtige Kennzahlen aus Ihren Programmen an einer Stelle zeigt, zum Beispiel Umsatz, offene Angebote und Auslastung.
Die Zahlen stammen aus Programmen wie Buchhaltung, Warenwirtschaft oder CRM und werden automatisch zusammengeführt. Ein Dashboard ersetzt das Zusammensuchen von Hand. Zur Auswertung dahinter siehe Business Intelligence, zu Kosten und Alternativen der Beitrag Power BI Kosten und Alternativen.
Datenmigration heißt, Daten aus einem alten Programm zu prüfen, zu bereinigen und in ein neues zu übernehmen, damit beim Wechsel nichts verloren geht.
Ein Datensilo ist ein Datenbestand, der in einem Programm oder einer Abteilung eingeschlossen ist und von anderen nicht erreicht wird.
Der Begriff beschreibt die Folge einer Insellösung: Dieselben Daten liegen mehrfach oder nur an einer Stelle. Auswertungen über Programme hinweg scheitern. Ein Beispiel sind Auftragsdaten im Auftragsprogramm und Rechnungen in der Buchhaltung, die niemand gemeinsam auswerten kann. Lesen Sie dazu den Beitrag Medienbruch erkennen und beseitigen.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die EU-Verordnung, die regelt, unter welchen Voraussetzungen Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten dürfen.
Sie nennt unter anderem Rechtsgrundlagen (Artikel 6), die Pflichten bei Dienstleistern (Artikel 28, siehe AVV) und Geldbußen bis 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes (Artikel 83 Absatz 5). Der Stand ist der 13.10.2026, den Wortlaut finden Sie zum Beispiel bei dejure.org. Änderungen, die die EU-Kommission im November 2025 vorgeschlagen hat, sind nicht beschlossen. Der Beitrag KI und Datenschutz behandelt die Praxis, der Eintrag ersetzt keine Rechtsberatung.
Eine E-Rechnung ist nach § 14 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine PDF-Datei ohne eingebetteten Datensatz genügt nicht.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ausstellen müssen sie Aussteller mit einem Gesamtumsatz über 800.000 Euro im Vorjahr ab 2027 und alle übrigen ab 2028 (Stand 13.10.2026, § 14 UStG). Zu den Formaten siehe XRechnung und ZUGFeRD, alle Einzelheiten im Beitrag E-Rechnung Pflicht. Der Eintrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
ERP steht für Enterprise Resource Planning: ein Programm, das Einkauf, Lager, Verkauf und Buchhaltung eines Betriebs in einem gemeinsamen Datenbestand führt.
Ein Festpreis ist ein vorab vereinbarter Gesamtpreis für ein genau beschriebenes Ergebnis. Er steht fest, auch wenn die Arbeit länger dauert als geplant.
Hosting bedeutet, dass Software, Daten oder eine Website auf Servern betrieben werden, die einem Anbieter gehören oder von ihm bereitgestellt werden.
Wo ein System läuft, wirkt sich auf Kosten, Verfügbarkeit und Datenschutz aus. Bei Konfektor läuft Ihr System bei Ihnen oder bei einem vereinbarten Anbieter in Deutschland oder der EU, Hosting und Fremddienste werden im Konzept gesondert ausgewiesen. Mehr zum Datenschutz im Beitrag KI und Datenschutz und zu eigenen Dokumenten im Beitrag RAG System erklärt. Zum Unterschied zu Mietmodellen siehe SaaS.
Individualsoftware ist Software, die für die Abläufe eines einzelnen Betriebs gebaut wird, statt als fertiges Produkt für viele Kunden zu dienen.
Sie passt sich dem Ablauf an, nicht umgekehrt. Das lohnt sich vor allem, wenn Standardprodukte den Ablauf nur mit Umwegen abbilden. Der Gegenpol ist die Standardsoftware. Wann sich welcher Weg lohnt, beschreibt der Beitrag Eigenentwicklung oder Standardsoftware, das Angebot steht unter Individuelle Softwareentwicklung.
Eine Insellösung ist ein Programm, das für sich allein arbeitet und Daten nicht automatisch mit anderen Programmen im Betrieb austauscht, etwa Zeiterfassung.
Ein KI-Agent ist ein Programm, das mit einem Sprachmodell eine Aufgabe in mehreren Schritten selbstständig bearbeitet, statt nur eine einzelne Frage zu beantworten.
Er kann etwa Informationen suchen, Zwischenergebnisse prüfen und Werkzeuge bedienen. Ob er sinnvoll ist, hängt davon ab, wie klar die Aufgabe ist und wer das Ergebnis freigibt. Ein Chatbot antwortet dagegen jeweils auf eine einzelne Eingabe. Wo ein Agent sinnvoll ist und wo Menschen freigeben sollten, steht im Beitrag KI-Agenten für Unternehmen.
KI-Kompetenz ist die Fähigkeit, KI-Systeme zu verstehen und sicher einzusetzen. Artikel 4 der KI-Verordnung fordert, sie beim Personal zu fördern.
In der seit dem 27. Juli 2026 geltenden Fassung ergreifen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen, um die KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag KI-Systeme betreiben oder nutzen. Ein bestimmtes Niveau muss niemand garantieren, ein Nachweis steht nicht im Wortlaut (Verordnung (EU) 2026/1744, Stand 13.10.2026). Einzelheiten im Beitrag KI-Verordnung Schulungspflicht, der Eintrag ersetzt keine Rechtsberatung.
Die KI-Verordnung (AI Act, Verordnung (EU) 2024/1689) ist das EU-Gesetz, das Regeln für den Einsatz von Systemen mit künstlicher Intelligenz setzt, gestaffelt nach Risiko.
Sie ist am 1. August 2024 in Kraft getreten und wird schrittweise anwendbar, geändert durch die Verordnung (EU) 2026/1744 seit dem 27. Juli 2026. Die Transparenzpflichten nach Artikel 50, etwa der Hinweis auf ein KI-System im Dialog, gelten seit dem 2. August 2026, Hochrisiko-Systeme nach Anhang III ab dem 2. Dezember 2027 (Stand 13.10.2026, Wortlaut bei EUR-Lex). Die Beiträge KI-Verordnung Schulungspflicht und KI-Telefonassistent für Unternehmen erklären die Folgen, der Eintrag ersetzt keine Rechtsberatung.
Ein Lastenheft beschreibt aus Sicht des Auftraggebers, was die geplante Software leisten soll und welche Anforderungen sie erfüllen muss.
Es nennt das Was und das Warum, nicht die technische Umsetzung. Je genauer es Ziele, Mengen und Randbedingungen beschreibt, desto belastbarer wird später ein Angebot. Die technische Umsetzung steht im Pflichtenheft. Wie Sie ein Lastenheft aufbauen, zeigt der Beitrag Lastenheft für Software. Alternativ nimmt die Ablaufaufnahme vor Ort die Anforderungen mit auf.
Ein Legacy-System ist ein altes Programm, das ein Betrieb weiter nutzt, obwohl die Technik veraltet ist und neue Anforderungen nur schwer abzubilden sind.
Typisch sind Programme, die vor vielen Jahren gebaut wurden und deren Entwickler nicht mehr verfügbar sind. Sie laufen oft zuverlässig und enthalten wichtiges Wissen, sind aber schwer zu ändern und zu betreuen. Die Folgen beschreibt der Eintrag Technische Schulden. Ob sich Weiterführen lohnt, rechnet der Beitrag Eigenentwicklung oder Standardsoftware.
Ein LLM, auf Deutsch großes Sprachmodell, ist ein KI-Modell, das Texte versteht und erzeugt, weil es mit extrem großen Mengen an Text trainiert wurde.
Low-Code und No-Code sind Werkzeuge, mit denen sich Anwendungen und Abläufe aus grafischen Bausteinen bauen lassen, mit wenig oder ganz ohne Programmcode.
Machine Learning, auf Deutsch maschinelles Lernen, ist ein Verfahren, bei dem ein Computer aus Beispieldaten Muster lernt, statt nach festen Regeln programmiert zu werden.
Das Ergebnis ist ein Modell, das für neue Fälle Zuordnungen oder Vorhersagen liefert. Mit genug Beispielen kann es etwa Belege klassifizieren oder Ausfälle vorhersagen. Moderne Sprachmodelle beruhen ebenfalls darauf. Einsatzfelder im Betrieb beschreibt der Beitrag KI Use Cases im Mittelstand.
Ein Medienbruch entsteht, wenn Informationen von einem Medium oder Programm in ein anderes übertragen werden müssen, etwa von Papier oder E-Mail in eine Tabelle.
Jede Übertragung von Hand kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle. Woran Sie Medienbrüche im Betrieb erkennen und was sie kosten, beschreibt der Beitrag Medienbruch erkennen und beseitigen. Das Gegenstück ist ein durchgehender Ablauf ohne Abtippen, siehe Automatisierung.
Ein MVP ist die kleinste Fassung eines Produkts, die schon echten Nutzen stiftet und mit der man früh Rückmeldungen sammeln kann.
Funktionen kommen schrittweise hinzu, nachdem sich im Einsatz gezeigt hat, was wirklich gebraucht wird. Das senkt das Risiko, Zeit und Geld in Funktionen zu stecken, die niemand nutzt. Anders als ein Proof of Concept läuft ein MVP bereits im Einsatz. Zur Planung siehe Lastenheft für Software.
OCR wandelt Text auf einem Foto oder Scan in maschinenlesbaren Text um. So lässt sich der Inhalt eines Belegs durchsuchen, auslesen und weiterverarbeiten.
Open Source bedeutet, dass der Quellcode einer Software offenliegt und unter einer Lizenz steht, die Einsicht, Nutzung und Weitergabe unter bestimmten Bedingungen erlaubt.
Wichtig ist die Lizenz: Nicht jede Software mit offenem Quelltext ist Open Source im üblichen Sinn. n8n steht laut LICENSE-Datei auf GitHub (Stand 13.10.2026) unter der Sustainable Use License, die Nutzung für eigene interne Geschäftszwecke erlaubt (Lizenztext). Mehr zu Werkzeugen im Beitrag n8n, Make oder Zapier. Zum Begriff siehe auch Quellcode.
Ein Pflichtenheft beschreibt aus Sicht des Auftragnehmers, wie die im Lastenheft verlangten Anforderungen technisch umgesetzt werden.
Es hält fest, welche Funktionen, Oberflächen, Schnittstellen und Abnahmekriterien geliefert werden. Damit bildet es die Grundlage für Umsetzung, Abnahme und einen belastbaren Festpreis. Das Gegenstück ist das Lastenheft, das beschreibt, was der Auftraggeber braucht. Aufbau und Abgrenzung beider Dokumente beschreibt der Beitrag Lastenheft für Software.
Ein Proof of Concept ist ein kleiner Versuch, der zeigt, ob eine Idee technisch funktioniert, bevor das eigentliche Projekt beginnt.
Er beantwortet eine bestimmte Frage, etwa ob eine KI Ihre Belege zuverlässig liest. Ein fertiges Produkt ist er noch nicht. Anders als ein MVP wird er nicht von Nutzern eingesetzt. Hinweise zur Planung geben die Beiträge Lastenheft für Software und KI Use Cases im Mittelstand.
Der Quellcode ist der Text, in dem Entwickler ein Programm schreiben. Wer ihn besitzt, kann die Software verstehen, ändern und von anderen weiterführen lassen.
RAG (Retrieval-Augmented Generation) ist ein Verfahren, bei dem ein Sprachmodell vor der Antwort passende Stellen aus Ihren eigenen Dokumenten nachschlägt.
Die Antwort stützt sich dann auf Ihre Unterlagen statt auf Wissen aus dem Training und lässt sich auf die Fundstelle zurückführen. Das Modell muss so nicht alles auswendig wissen. Bei neuen Dokumenten genügt es, die Ablage zu aktualisieren. Wie das aufgebaut wird, beschreibt der Beitrag RAG System erklärt. Grundlage ist ein Sprachmodell.
Die Rechteverwaltung legt fest, wer in einem Programm was sehen, ändern oder löschen darf, meist über Rollen wie Geschäftsführung, Sachbearbeitung und Kundschaft.
Sie beantwortet die Frage, was jemand nach der Anmeldung darf. Wer jemand ist, klärt dagegen die Anmeldung, siehe SSO. Besonders wichtig ist sie bei Portalen, siehe die Beiträge Kundenportal erstellen und Mieterportal für die Hausverwaltung, sowie beim Umstieg von Tabellen (Excel Alternative).
RPA setzt Software-Roboter ein, die Programme so bedienen wie ein Mensch: Sie klicken, tippen und kopieren Daten, auch wo es keine Schnittstelle gibt.
SaaS steht für Software as a Service: Sie nutzen ein Programm im Internet gegen eine laufende Gebühr, meist je Nutzer und Monat, statt es einmal zu kaufen.
Eine Schnittstelle ist die Stelle, an der zwei Programme Daten austauschen, sodass nichts von Hand von einem ins andere übertragen werden muss.
Sie kann ein Datei-Export sein, ein Webdienst oder eine direkte Verbindung. Je besser eine Schnittstelle dokumentiert ist, desto leichter lässt sich ein Programm später austauschen. Mehr dazu im Beitrag ERP und CRM verbinden und unter Schnittstellen. Die technische Beschreibung heißt API.
Ein SLA legt schriftlich fest, wie schnell ein Dienstleister auf Störungen reagiert, wie verfügbar ein System ist und was gilt, wenn er Zusagen verfehlt.
Bei Single Sign-on melden Sie sich einmal an und kommen damit in mehrere Programme, ohne sich bei jedem erneut anzumelden. Die gängige Kurzform lautet SSO.
Standardsoftware ist ein fertiges Programm, das ein Anbieter für viele Kunden mit ähnlichen Anforderungen entwickelt und das man nur im Rahmen seiner Einstellungen anpassen kann.
Typische Beispiele sind Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftsprogramme. Sie sind schnell einsetzbar und werden vom Anbieter gepflegt, bilden Sonderfälle aber nur begrenzt ab. Das Gegenstück ist Individualsoftware. Die Entscheidung zwischen beiden behandelt der Beitrag Eigenentwicklung oder Standardsoftware.
Die Systemlandschaft ist die Gesamtheit aller Programme, die ein Betrieb nutzt, einschließlich der Verbindungen, über die sie Daten austauschen.
Dazu zählen Buchhaltung, Warenwirtschaft, Kundenverwaltung, Tabellen und Dienste im Internet. Wächst sie ungeplant, entstehen Insellösungen und doppelte Datenpflege. Ein Überblick hilft bei jeder Entscheidung über Anschaffung, Ablösung oder Verbindung eines Programms. Dazu die Beiträge Eigenentwicklung oder Standardsoftware und ERP und CRM verbinden.
Technische Schulden sind die späteren Mehrkosten, die entstehen, wenn Software mit Abkürzungen gebaut oder nicht gepflegt wird: Jede Änderung wird aufwendiger.
Time and Material heißt Abrechnung nach Aufwand: Sie zahlen die tatsächlich geleisteten Stunden zum vereinbarten Satz, der Endpreis steht erst am Ende fest.
Vendor-Lock-in bedeutet, dass ein Betrieb so stark an einen Anbieter gebunden ist, dass ein Wechsel hohe Kosten, viel Aufwand oder Datenverlust bedeutet.
Ein Voicebot ist ein Programm, das mit Menschen spricht, zum Beispiel am Telefon. Es versteht gesprochene Anliegen und beantwortet sie.
Er entspricht einem Chatbot, der statt Text gesprochene Sprache nutzt. Er nimmt Anrufe an, versteht das Anliegen und leitet es weiter oder erledigt es selbst. Konfektor baut in jeden Telefonassistenten den Hinweis ein, dass es sich um eine KI handelt. Einsatz, Datenschutz und Kennzeichnung beschreibt der Beitrag KI-Telefonassistent für Unternehmen.
Ein Wartungsvertrag regelt, wer Ihre Software nach der Übergabe betreut, welche Leistungen er erbringt und wie schnell er auf Störungen reagiert.
Dazu gehören meist regelmäßige Fehlerbehebung, Sicherheitsupdates, Datensicherung und kleine Anpassungen. Prüfen Sie vor Vertragsabschluss vor allem Leistungsumfang, Reaktionszeiten (siehe SLA), Laufzeit und Kündigungsfristen. Was ein Wartungsvertrag regeln sollte, steht im Beitrag Wartungsvertrag für Software. Dieser Eintrag ersetzt keine Rechtsberatung.
Ein Webhook ist eine Webadresse, die ein Programm automatisch aufruft, sobald in einem anderen Programm ein Ereignis eintritt, etwa ein neuer Auftrag.
Ein Workflow ist die festgelegte Abfolge von Schritten, in der eine Aufgabe von einer Person oder einem Programm zur nächsten wandert.
Er kann auf Papier stehen, in den Köpfen der Beschäftigten oder in einer Software abgebildet sein. Wird er in Software abgebildet, lässt er sich überwachen und automatisieren, siehe Automatisierung. Praxisbeispiele zeigt der Beitrag Automatisierung Beispiele im Mittelstand, Werkzeuge vergleicht n8n, Make oder Zapier.
Die XRechnung ist ein in Deutschland übliches Format der E-Rechnung: ein reiner Datensatz ohne PDF-Bild, den Software direkt lesen und weiterverarbeiten kann.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format der E-Rechnung: eine PDF-Datei mit eingebettetem Datensatz. Menschen lesen das PDF, Software liest die Daten im Hintergrund.
Bei der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) weisen Sie Ihre Identität mit zwei verschiedenen Nachweisen nach, zum Beispiel mit Passwort und einem Code aus einer App.
Ein gestohlenes Passwort allein reicht dann nicht mehr aus. Besonders wichtig ist das bei Zugängen mit weitreichenden Rechten, etwa bei zentralen Anmeldungen wie SSO oder bei Portalen, siehe die Beiträge Kundenportal erstellen und Mieterportal für die Hausverwaltung.