Angebotssoftware statt Word Vorlage: Wo Angebote Zeit kosten und was sich rechnet

Ein Angebot ist oft der erste Eindruck von Ihrem Betrieb und zugleich eine Arbeit, die selten Freude macht. Preise werden aus einer Liste gesucht, Texte aus dem letzten Angebot kopiert, Summen nachgerechnet. Dieser Beitrag zeigt, wo dabei Zeit verloren geht, was eine Angebotssoftware übernimmt und wann eine gut gepflegte Vorlage völlig ausreicht. Die Zeitangaben sind durchgängig Annahmen, die Sie für Ihren Betrieb nachmessen sollten.

Was kostet ein Angebot per Word Vorlage wirklich?

Eine Vorlage spart auf den ersten Blick Arbeit, denn Kopf, Fuß und Aufbau stehen schon. Die eigentliche Arbeit liegt in fünf Schritten, die bei jedem Angebot wiederkehren: Kundendaten übernehmen, Positionen und Preise zusammenstellen, rechnen und gegenprüfen, Texte anpassen, Dokument erzeugen, ablegen und versenden. Wenn diese Arbeit von Hand geschieht, entsteht ein Medienbruch zwischen Preisliste, Kundendatei und Textdokument. Jede Angabe wird dabei mindestens einmal abgeschrieben.

Wie viel Zeit das kostet, ist von Betrieb zu Betrieb verschieden. Das folgende Rechenbeispiel zeigt, wie Sie es für sich ausrechnen. Alle Zeiten sind Annahmen, sie stammen aus keiner Messung.

Die Differenz beträgt in dieser Annahme 32 Minuten je Angebot. Wie viel das im Jahr ausmacht, hängt von der Zahl der Angebote ab. Gerechnet wird mit 46 Arbeitswochen im Jahr und Vollkosten von 40 Euro je Arbeitsstunde, beides ebenfalls Annahmen:

Rechnung bei 12 Angeboten: 12 mal 32 Minuten sind 384 Minuten pro Woche. Auf 46 Wochen gerechnet sind das 17.664 Minuten oder rund 294 Stunden. Bei 40 Euro je Stunde sind das 11.776 Euro im Jahr.

Einordnung: Die Ersparnis wächst mit der Zahl der Angebote. Bei 3 Angeboten pro Woche liegt sie in dieser Annahme bei 2.944 Euro im Jahr, bei 25 Angeboten bei 24.533 Euro. Das ist keine Zusage, sondern eine Rechenhilfe. Die Zeitersparnis ist eine Annahme. Ihr Betrieb hat andere Zahlen.

Was übernimmt eine Angebotssoftware?

Eine Angebotssoftware nimmt Ihnen die Handgriffe zwischen den Schritten ab, nicht die Entscheidung über das Angebot. Typischerweise übernimmt sie diese Aufgaben:

• Daten: Kundenname, Anschrift und Ansprechpartner kommen aus der Kundendatei, sie müssen nicht neu geschrieben werden.
• Preise: Positionen und Preise kommen aus Ihrem Katalog. Ein Preis steht an einer Stelle und gilt dann überall gleich.
• Rechnung: Summen, Rabatte und Steuern werden berechnet. Das Nachrechnen von Hand entfällt.
• Texte: Standardtexte stehen als Bausteine bereit, individuelle Teile ergänzen Sie.
• Freigabe: Ein Angebot kann geprüft werden, bevor es das Haus verlässt.
• Ablage: Das Dokument wird erzeugt und abgelegt, der Status steht fest.

Dabei hilft ein klarer Workflow, also eine feste Reihenfolge der Schritte vom Entwurf bis zum Versand. Wenn Ihr Angebot außerdem Daten aus anderen Programmen braucht, entsteht eine Schnittstelle zu diesen Programmen. Wie sie sich planen lässt, beschreibt der Beitrag ERP Schnittstelle: So planen Sie die Anbindung an das CRM.

Worin unterscheiden sich Angebotssoftware, Angebotsgenerator und Warenwirtschaft?

Die drei Begriffe werden oft vermischt. Die Tabelle trennt sie:

Eine Warenwirtschaft führt Ihre Artikel und Bestände, ein Angebotsgenerator erzeugt daraus Angebote. Das eine ersetzt das andere nicht. Für einen Angebotsgenerator brauchen Sie keine neue Warenwirtschaft, denn er nutzt Ihren vorhandenen Katalog und Ihre Preise.

Welche Fehler entstehen bei Angeboten aus Vorlagen?

Neben der Zeit kostet eine Vorlage auch Sicherheit. Weil jedes Angebot von Hand zusammengesetzt wird, schleichen sich Fehler ein, die erst auffallen, wenn der Kunde nachfragt oder die Rechnung geschrieben wird:

• Veraltete Preise: Eine Position wird aus einem alten Angebot kopiert, der Preis hat sich inzwischen geändert.
• Rechenfehler: Eine Summe oder ein Rabatt stimmt nicht, weil eine Zeile später eingefügt wurde.
• Vergessene Positionen: Eine Leistung, die üblicherweise zum Paket gehört, fehlt im Text.
• Alte Textbausteine: Ein Absatz zu Lieferzeit oder Zahlungsbedingungen entspricht nicht mehr dem, was heute gilt.
• Mehrere Fassungen: Nach einer Rückfrage des Kunden existieren drei Dateien. Niemand weiß mehr sicher, welche zuletzt versendet wurde.

Wie oft das in Ihrem Betrieb vorkommt, wissen Sie am besten. Ein einfacher Test: Sehen Sie die letzten zehn Angebote durch und zählen Sie, in wie vielen eine Korrektur nötig war.

Wie funktioniert die Nachverfolgung von Angeboten?

Ein Angebot ist erst dann ein Erfolg, wenn eine Antwort kommt. In vielen Betrieben bleibt das Nachfassen liegen, weil niemand überblickt, welche Angebote noch offen sind. Eine Angebotssoftware führt dazu eine Liste aller Angebote mit ihrem Stand, zum Beispiel Entwurf, versendet, angenommen oder abgelehnt. Wer wissen möchte, bei welchem Kunden er nachfassen sollte, sieht es in dieser Liste auf einen Blick. Ein Angebotsgenerator von Konfektor Systeme verfolgt nach, welche Angebote noch offen sind. Wie sich die Nachverfolgung von Angeboten als Automatisierung aufbauen lässt, steht im Beitrag Automatisierung im Mittelstand: 12 Beispiele.

Wie bereiten Sie Ihre Preisliste vor?

Eine Angebotssoftware ist nur so gut wie der Katalog, aus dem sie schöpft. Eine gründliche Vorbereitung erspart später Ärger:

1. Jede Position bekommt einen eindeutigen Namen. „Montage klein“ und „Montage, klein“ sind für ein Programm zwei verschiedene Dinge.
2. Jede Position hat genau einen Preis. Gibt es Staffeln oder Rabattgruppen, schreiben Sie die Regel auf, statt mehrere Preise nebeneinanderzustellen.
3. Einheiten stehen fest. Stück, Stunde, Meter und Pauschale sollten einheitlich benannt sein.
4. Standardtexte werden gesammelt. Zahlungsbedingungen, Lieferzeiten und Hinweise stehen an einer Stelle, nicht verstreut in alten Angeboten.
5. Ausnahmen werden benannt. Was Sie nur im Einzelfall anbieten, gehört als freie Position ins Angebot und nicht in den Katalog.

Wann reicht eine Vorlage weiterhin?

Eine Word Vorlage ist keine schlechte Lösung, solange sie zu Ihrem Betrieb passt. Sie reicht in der Regel, wenn

• Sie nur wenige Angebote im Monat schreiben,
• jedes Angebot ohnehin von Grund auf individuell ist und kein fester Katalog dahintersteht,
• Preise sich kaum ändern und an einer Stelle gepflegt sind,
• niemand Auswertungen zu offenen Angeboten braucht.

In diesen Fällen bringt Software wenig. Je häufiger sich Positionen und Preise wiederholen, desto eher lohnt sich der Schritt. Die Tabelle oben zeigt es: Bei drei Angeboten pro Woche fällt die Ersparnis deutlich kleiner aus als bei zwölf.

Brauchen Sie dafür eine neue Warenwirtschaft?

Nein. Der Angebotsgenerator von Konfektor Systeme nutzt Ihren vorhandenen Katalog und Ihre Preise, erstellt Angebote aus Vorlagen und verfolgt nach, welche Angebote noch offen sind. Ob und mit welchem Aufwand er sich mit einem bestehenden Programm verbinden lässt, prüfen wir vor der Beauftragung und halten es im Konzept fest. Wenn Sie vorher abschätzen möchten, was Software allgemein kostet, hilft der Beitrag Softwareentwicklung Kosten.

Auch in der Weiterverarbeitung lohnt sich der Blick: Aus dem angenommenen Angebot entsteht die Rechnung. Aus der Rechnung entsteht der Beleg für die Buchhaltung. Wie der letzte Teil der Kette automatisiert werden kann, beschreibt der Beitrag DATEV Schnittstelle: So kommen Belege automatisch in die Buchhaltung. Gerade Betriebe im Handwerk, bei denen Angebote und Aufmaße eng zusammenhängen, finden im Beitrag Digitalisierung im Handwerk weitere Abläufe dieser Art.

Wie gehen Sie vor?

Beginnen Sie mit einer einfachen Messung, bevor Sie etwas beschaffen:

1. Zählen Sie die Angebote. Notieren Sie vier Wochen lang, wie viele Angebote Sie schreiben.
2. Stoppen Sie die Zeit. Messen Sie je Angebot, wie lange die fünf Schritte dauern.
3. Prüfen Sie Ihre Preislisten. Hat jede Position einen eindeutigen Namen und genau einen Preis?
4. Setzen Sie die eigenen Werte in die Tabelle oben ein. Rechnen Sie mit Ihren Zeiten und Ihrem Stundensatz.
5. Entscheiden Sie dann. Ist die Ersparnis klein, bleiben Sie bei der Vorlage. Ist sie groß, lohnt ein Angebotsgenerator als Konfektionssystem eine genauere Prüfung.

Wenn Sie wissen möchten, wie sich das für Ihren Betrieb rechnet, besprechen wir das im Kennenlerngespräch. Dort sehen wir uns an, wie Ihre Angebote heute entstehen.