Was kostet Softwareentwicklung? Kosten, Tagessätze und zwei Rechenbeispiele

Wer wissen will, was Softwareentwicklung kostet, sucht meist eine einzelne Zahl. Eine solche Zahl sagt wenig darüber, wovon der Preis abhängt. Dieser Beitrag geht deshalb den umgekehrten Weg: Er zeigt, aus welchen Posten sich die Kosten zusammensetzen, was im Markt für Entwicklerzeit belegt ist und wie Sie mit eigenen Annahmen selbst rechnen. Die Rechenbeispiele sind frei gewählte Annahmen und keine Angebote. Sie setzen keinen Preis von Konfektor Systeme ein.

Was kostet Softwareentwicklung im Überblick?

Der Preis einer Software entsteht aus der Zeit, die Fachleute für Planung, Bau, Test und Einführung brauchen, plus den laufenden Kosten für den Betrieb. Die Entwicklerzeit ist der größte einmalige Posten, der Betrieb über mehrere Jahre kann ihn aber erreichen oder übersteigen. Wer nur auf den Preis der Entwicklung schaut, vergleicht deshalb oft das Falsche.

Drei Fragen bestimmen die Größenordnung:

1. Wie viele Abläufe soll die Software abbilden?
2. Mit welchen anderen Programmen muss sie Daten austauschen?
3. Wer darf was sehen und ändern?

Je mehr Abläufe, Schnittstellen und Rollen zusammenkommen, desto mehr Zeit braucht der Bau. Eine einzelne, klar beschriebene Aufgabe lässt sich deutlich günstiger lösen als ein System, das den halben Betrieb abbildet.

Aus welchen vier Kostenarten setzt sich der Preis zusammen?

Jede Software verursacht vier Kostenarten. Sie unterscheiden sich darin, wann sie anfallen und ob sie einmalig oder laufend sind.

Bei Konfektor Systeme stehen diese Posten im Konfektor Konzept getrennt voneinander, damit Sie die einmaligen und die laufenden Kosten nicht vermischen. Für die Software, die wir selbst bauen, fallen keine laufenden Lizenzgebühren an. Das ist ein wesentlicher Unterschied zu Abonnement-Software, bei der die Lizenz mit jeder Nutzerin und jedem Nutzer weiterläuft. Wie sich das über fünf Jahre auswirkt, zeigt das zweite Rechenbeispiel weiter unten.

Wovon hängt der Preis ab?

Fünf Faktoren verschieben den Preis am stärksten.

Umfang: Jeder zusätzliche Ablauf, jede Maske und jede Auswertung kostet Zeit. Wer zuerst nur den wichtigsten Ablauf umsetzt, hält den Preis niedrig und kann später erweitern.

Schnittstellen: Die Anbindung an Buchhaltung, Warenwirtschaft oder CRM ist selten trivial, weil jedes Fremdsystem eigene Regeln hat. Mehr dazu im Beitrag ERP-Schnittstelle planen.

Nutzerrollen: Gibt es nur interne Mitarbeitende oder auch Kunden und Lieferanten, die sich anmelden? Mit externen Zugängen steigen die Anforderungen an Rechte und Sicherheit.

Sicherheit und Datenschutz: Sensible Daten verlangen mehr Aufwand bei Zugriffsschutz, Protokollierung und Hosting.

Datenmenge und Altdaten: Eine Übernahme aus Excel-Listen oder einem alten Programm ist eine eigene Arbeit. Je unsauberer die Altdaten, desto länger dauert sie.

Ein sechster Faktor wird häufig unterschätzt, die Klarheit der Aufgabe. Wenn zu Beginn nicht beschrieben ist, was die Software können soll, entstehen später Änderungen mitten im Bau. Diese sind teurer als sauber geplante. Genau dafür gibt es die Vermessung, dazu mehr im letzten Abschnitt.

Welche Tagessätze und Stundensätze sind im Markt üblich?

Belastbare Marktzahlen sind selten. Eine Quelle, die wir prüfen konnten, ist der Freelancer-Kompass 2026 der Plattform freelancermap. Er beruht auf Umfragen unter selbständigen Fachkräften zwischen November 2025 und Februar 2026.

Zwei Einschränkungen gehören dazu. Erstens ist es der Satz selbständiger Einzelpersonen und nicht der einer Agentur oder eines Systemhauses, die zusätzlich Vertrieb, Projektleitung, Gewährleistung und Wartung einpreisen. Zweitens nennt die Quelle keinen Tagessatz. Wer einen Tagessatz braucht, rechnet selbst: Bei acht Stunden und 91 Euro ergibt das 728 Euro. Das ist ein Rechenbeispiel und kein Marktwert. Für Agenturen und Systemhäuser kennen wir keine belegte Spanne und nennen deshalb keine.

Rechenbeispiel 1: Was kostet die Handarbeit heute?

Bevor Sie über den Preis einer Software nachdenken, lohnt sich ein Blick auf die Kosten des heutigen Ablaufs. Das Beispiel rechnet die Handarbeit beim Schreiben von Angeboten. Alle Zahlen sind frei gewählte Annahmen für einen Beispielbetrieb mit 25 Mitarbeitenden, kein Messwert und kein Kundenfall.

Annahmen:

• 8 Angebote pro Woche
• 1,5 Stunden Arbeitszeit je Angebot
• 46 Arbeitswochen im Jahr
• 45 Euro interne Kosten je Arbeitsstunde

Das Ergebnis zeigt, wie viel Arbeitszeit in einem einzigen Ablauf steckt. Wie viel davon eine Software einspart, ist eine zweite Annahme, die Sie selbst treffen müssen. Erst wenn Sie diese Summe kennen, können Sie den Festpreis einer Lösung einordnen. Wie sich solche Abläufe zusammensetzen, beschreibt der Beitrag Angebotssoftware statt Word-Vorlage.

Rechenbeispiel 2: Ein SaaS-Werkzeug über fünf Jahre

Abonnement-Software kostet mit jedem Nutzer weiter. Das Beispiel zeigt die Lizenzsumme über 60 Monate. Alle Zahlen sind Annahmen: ein Lizenzpreis von 30 Euro je Nutzer und Monat (frei gewählt, nicht der Preis eines bestimmten Herstellers).

Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn ihr Festpreis plus Hosting und Wartung über fünf Jahre unter dieser Summe liegt. Den Festpreis kann erst die Vermessung nennen, weil er vom Umfang abhängt. Je höher die Lizenzsumme, desto eher lohnt sich der Vergleich. Wie Sie das für Ihre Werkzeuge rechnen, erklärt der Beitrag Lizenzkosten senken. Die Grundsatzfrage dahinter behandelt der Beitrag Eigenentwicklung oder Standardsoftware.

Wie planen Sie einmalige und laufende Kosten im Budget?

Einmalige und laufende Kosten gehören in zwei getrennte Zeilen der Planung. Die Entwicklung ist eine Investition, die Sie einmal bezahlen und in der Regel über mehrere Jahre nutzen. Hosting, Fremddienste und Wartung dagegen laufen im Jahresbudget mit, solange das System im Einsatz ist.

Rechnen Sie deshalb immer über fünf Jahre und notieren Sie für jedes Jahr, was anfällt. Planen Sie außerdem eine kleine Reserve für Änderungen nach der Einführung ein, denn kein Betrieb arbeitet nach dem ersten Tag exakt so weiter wie vorher. Wer diese Reserve nicht vorsieht, muss jede spätere Anpassung als Sonderausgabe begründen.

Welche Fehler treiben die Kosten nach oben?

Teuer wird Software selten, weil die Entwicklerzeit zu hoch ist. Teuer wird sie, weil Zeit an der falschen Stelle verbraucht wird. Fünf Fehler sind typisch:

1. Die Aufgabe ist nicht beschrieben: Wer ohne Beschreibung startet, entdeckt die Anforderungen während des Baus. Jede Änderung danach kostet Zeit.
2. Zu viel auf einmal: Ein System, das von Beginn an jeden Sonderfall abdeckt, braucht länger als eines, das zuerst den Normalfall löst.
3. Schnittstellen werden unterschätzt: Die Anbindung eines Fremdsystems wirkt klein, bis sich zeigt, dass dessen Daten unvollständig oder anders aufgebaut sind.
4. Altdaten werden übersehen: Die Übernahme alter Tabellen ist eine eigene Arbeit und gehört in die Planung.
5. Niemand entscheidet: Wenn mehrere Personen mitreden und niemand freigibt, stehen Arbeiten still oder werden doppelt gemacht.

Alle fünf lassen sich vor dem Start entschärfen, wenn die Aufgabe schriftlich beschrieben ist und eine Person im Betrieb Entscheidungen trifft.

Festpreis oder Aufwand: Was ist besser?

Bei einem Festpreis vereinbaren Sie ein beschriebenes Ergebnis zu einem festen Betrag. Das Risiko, dass der Bau länger dauert als geplant, trägt der Dienstleister. Dafür muss das Ergebnis vorab klar beschrieben sein, sonst streiten beide später darüber, was dazugehört.

Bei der Abrechnung nach Aufwand (englisch Time and Material) bezahlen Sie die tatsächlich geleisteten Stunden. Das ist flexibel, wenn sich Anforderungen laufend ändern. Das Kostenrisiko liegt dann bei Ihnen, solange keine Obergrenze vereinbart ist.

Für einen Betrieb ohne IT-Abteilung ist der Festpreis meist die bessere Wahl, weil er Planbarkeit schafft. Die Voraussetzung ist eine saubere Beschreibung vor dem Start, in der Umfang, Ergebnis und Abnahme festgehalten sind. Genau deshalb steht bei Konfektor Systeme die Vermessung vor dem Festpreis.

Welche Fragen sollten Sie jedem Anbieter stellen?

Ganz gleich, mit wem Sie sprechen: Diese Fragen machen Angebote vergleichbar.

• Welche einmaligen und welche laufenden Kosten entstehen und wo stehen sie getrennt?
• Was gehört zum Preis und was ist ausdrücklich nicht enthalten?
• Wer besitzt am Ende den Quellcode und welche Nutzungsrechte erhalte ich?
• Was kostet eine spätere Änderung und wie wird sie abgerechnet?
• Wer betreut das System nach der Übergabe und was passiert bei einer Kündigung?
• Gibt es laufende Lizenzgebühren, auch für einzelne Bausteine?

Wer diese Fragen schriftlich beantwortet bekommt, kann Angebote Posten für Posten nebeneinanderlegen. Ein Angebot, das auf keine dieser Fragen antwortet, ist schwer zu vergleichen, selbst wenn die Summe niedrig wirkt. Das ist mehr wert als ein niedriger Gesamtpreis, dessen Zusammensetzung niemand erklärt.

Wie senken Sie die Kosten?

Drei Hebel wirken in der Praxis am stärksten.

Klein anfangen: Setzen Sie zuerst den Ablauf um, der am meisten Zeit kostet. Ein überschaubares erstes System ist schneller fertig und zeigt früh, ob die Richtung stimmt.

Konfektion statt Maß: Ein Konfektionssystem baut auf erprobten Bausteinen auf und wird an Ihren Betrieb angepasst. Das ist schneller und günstiger als eine vollständige Neuentwicklung. Ein System nach Maß lohnt sich erst, wenn es für Ihren Ablauf keinen passenden Baustein gibt.

Förderung prüfen: Für Digitalisierungsvorhaben gibt es zeitweise Förderprogramme. Welche es gibt, ändert sich schnell, deshalb steht der aktuelle Stand mit Quelle und Datum im Beitrag Förderung für Digitalisierung in NRW. Den Antrag bereiten wir mit Ihnen vor und begleiten Sie bis zur Entscheidung über Ihre Förderung. Ihr Angebot und Ihr Vertrag gelten unabhängig davon, ob eine Förderung am Ende bewilligt wird.

Wie nennt Konfektor Systeme den Preis?

Bevor ein Preis für ein System feststeht, muss klar sein, was gebaut werden soll. Dafür gibt es die Vermessung: einen Workshop in Ihrem Betrieb, in dem wir Ihre Abläufe aufnehmen und daraus das Konfektor Konzept erstellen. Es beschreibt Ihr System, den Festpreis und die laufenden Kosten.

Der Vermessungsworkshop beginnt bei 1.500 Euro je Workshoptag. Den Preis eines Systems nennen wir erst nach der Vermessung. Er ist ein Festpreis und wird vor Projektstart vereinbart. Dazu kommen Hosting, Fremddienste und die freiwillige Wartung, die im Konzept getrennt vom Preis für die Entwicklung stehen. Für die Software, die wir selbst bauen, fallen keine Lizenzkosten an. Was in der Wartung enthalten ist, steht im Beitrag Wartungsvertrag für Software.

Wenn Sie wissen möchten, ob eine Vermessung für Ihr Vorhaben sinnvoll ist, vereinbaren Sie ein kostenloses Kennenlerngespräch. Es dauert 30 bis 45 Minuten. Wer vorab ein eigenes Lastenheft schreiben möchte, findet im Beitrag Lastenheft für Software eine Gliederung.