Schnittstelle zwischen ERP und CRM: So planen Sie die Anbindung

Viele Betriebe nutzen ein Programm für Aufträge und Rechnungen und ein anderes für Kontakte und Anfragen. Das funktioniert, solange jemand die Daten von Hand von einem Programm ins andere überträgt. Sobald es mehr Kunden oder mehr Mitarbeiter gibt, entstehen Lücken und Widersprüche. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie eine Anbindung zwischen beiden Programmen planen, bevor Sie etwas beauftragen. Er verzichtet bewusst auf Zahlen zu Preisen und Dauer, weil sie von den beteiligten Programmen abhängen.

Wozu braucht man eine Schnittstelle zwischen ERP und CRM?

Ein ERP ist das Programm, das die Abläufe des Betriebs führt: Aufträge, Artikel, Einkauf, Rechnungen. Ein CRM führt die Beziehung zum Kunden: Kontakte, Anfragen, Gespräche, Angebote. Beide Programme haben Daten, die sich überschneiden, vor allem Kunden. Ohne Verbindung pflegen Sie dieselbe Angabe zweimal.

Dann entsteht ein Datensilo: Daten, die in einem Programm stehen und von anderen Programmen nicht erreicht werden. Der Vertrieb sieht im CRM nicht, ob ein Kunde seine Rechnungen bezahlt hat. Die Buchhaltung sieht im ERP nicht, welche Zusagen im Vertrieb gemacht wurden. Wenn Angaben von Hand von einem Programm ins andere gelangen, nennt man das einen Medienbruch. Wie er sich erkennen und beseitigen lässt, beschreibt der Beitrag Medienbruch: Was er kostet und wie Sie ihn beseitigen.

Eine Schnittstelle verbindet die beiden Programme so, dass Daten automatisch von einem zum anderen gelangen. Mehr zu den Begriffen finden Sie im Glossar unter ERP und CRM.

Welche Daten fließen zwischen ERP und CRM?

Welche Daten fließen, entscheidet Ihr Betrieb. Häufig sind es diese Gruppen: Kunden und Ansprechpartner, Artikel und Preislisten, Angebote und Aufträge sowie Rechnungen und deren Zahlstatus.

Jedes Datenfeld braucht ein führendes System. Das ist das Programm, in dem die Angabe gepflegt wird, das andere Programm übernimmt sie nur. Ohne diese Festlegung überschreiben sich beide Programme gegenseitig. Die folgende Tabelle zeigt ein Planungsbeispiel, kein Muster für alle Betriebe. Andere Betriebe entscheiden anders.

Wichtig an dieser Tabelle ist die Spalte „Führendes System“. Jedes Feld hat genau einen Eintrag. Wo zwei Programme dasselbe Feld ändern dürfen, entstehen Konflikte. Jemand muss dann entscheiden, welche Fassung gilt.

Welche Arten der Anbindung gibt es?

Es gibt vier gängige Wege. Welcher passt, hängt von den Programmen und von Ihren Anforderungen ab.

Die Bewertungen in dieser Tabelle sind allgemeine Einschätzungen, keine Messwerte. Für ein Automatisierungswerkzeug gilt: Welches passt, hängt von Abrechnung, Datenhoheit und Aufwand ab, der Beitrag n8n, Make oder Zapier vergleicht die drei.

Was ist eine API und was leistet sie?

Eine API ist die Form einer Schnittstelle, die ein Programm anderen Programmen bereitstellt. Über eine API kann ein Programm Daten abrufen, neue Einträge anlegen oder bestehende ändern, ohne dass ein Mensch die Oberfläche bedient. Was ein Programm über seine API zulässt, legt sein Hersteller fest. Manche Programme erlauben nur das Lesen von Daten, andere auch das Schreiben. Prüfen Sie deshalb vor dem Start, ob die benötigten Datenfelder über die API erreichbar sind.

Ein verwandter Begriff ist der Webhook. Er meldet einem anderen Programm, dass in einem Programm etwas passiert ist, zum Beispiel ein neuer Kunde. So muss das zweite Programm nicht ständig nachfragen, ob sich etwas geändert hat.

Wie planen Sie die Anbindung Schritt für Schritt?

1. Führendes System festlegen. Legen Sie für jedes Datenfeld fest, wo es gepflegt wird. Nutzen Sie dafür eine Tabelle wie oben.
2. Datenfelder abgleichen. Prüfen Sie, ob ein Feld in beiden Programmen dasselbe bedeutet und dasselbe Format hat. Eine Kundennummer mit führenden Nullen im einen und ohne im anderen Programm führt zu Dubletten.
3. Daten bereinigen. Doppelte Kunden und uneinheitliche Schreibweisen sollten Sie vor dem Start beseitigen. Das Glossar erklärt die Übernahme bestehender Daten unter Datenmigration.
4. Fehlerfälle beschreiben. Legen Sie fest, was passiert, wenn ein Programm nicht erreichbar ist, wenn ein Datensatz doppelt entsteht oder wenn zwei Programme gleichzeitig dasselbe Feld ändern. Ein Fehler, den niemand bemerkt, richtet am meisten Schaden an.
5. Mit Testdaten prüfen. Testen Sie die Anbindung zuerst mit Testdaten und dann mit wenigen echten Datensätzen. Vergleichen Sie Stichproben in beiden Programmen.
6. Parallel betreiben. Lassen Sie in der Anfangszeit den alten Weg noch laufen, bis Sie der Anbindung vertrauen.

Woran scheitern Anbindungen häufig?

Nach unserer Einschätzung sind die meisten Anbindungen technisch lösbar. Schwierig werden sie häufig aus organisatorischen Gründen, die sich vorher erkennen lassen:

• Niemand ist für die Daten zuständig. Wenn nicht feststeht, wer ein Datenfeld pflegt, bleibt die Qualität der Daten zufällig.
• Die Daten sind nicht sauber. Eine Schnittstelle überträgt auch Fehler, doppelte Kunden und falsche Schreibweisen, nur schneller als von Hand.
• Die Anforderungen wachsen unbemerkt. Aus „nur Kunden abgleichen“ wird „auch Angebote, Artikel und Rechnungen“, ohne dass jemand Aufwand und Test neu bewertet.
• Die Pflege wird vergessen. Ein Update eines der Programme verändert ein Datenfeld. Die Anbindung liefert dann still falsche Werte.
• Fehler bleiben unbemerkt. Ohne Überwachung merkt niemand, dass seit Tagen keine Daten mehr fließen.

Wer diese fünf Punkte vorab klärt, hat den größten Teil der Risiken bereits beseitigt.

Welche Fragen stellen Sie den Herstellern vor dem Start?

Bevor Sie etwas beauftragen, klären Sie bei beiden Herstellern diese Punkte schriftlich:

1. Gibt es eine Schnittstelle und welche Daten stellt sie bereit? Lesen und Schreiben sind zwei verschiedene Dinge.
2. Ist der Zugang Teil Ihrer Lizenz? Kostet er zusätzlich, stellt sich die Frage, wie er abgerechnet wird.
3. Wie werden Änderungen an der Schnittstelle angekündigt? Die Antwort zeigt, wie lange eine alte Fassung weiter gilt.
4. Gibt es eine Testumgebung? Sie sollten die Anbindung ausprobieren können, ohne echte Daten zu gefährden.
5. Wie viele Abrufe sind erlaubt? Manche Programme begrenzen, wie oft pro Zeitraum Daten abgerufen werden dürfen.

Die Antworten gehören ins Konzept. Sie entscheiden, ob eine Anbindung wirtschaftlich ist und welche Art der Anbindung passt.

Was kostet eine Schnittstelle?

Dieser Beitrag nennt keine Preise für Schnittstellen, weil sie von den beteiligten Programmen und der Zahl der Datenfelder abhängen. Er nennt stattdessen die Posten, die in jedem Angebot stehen sollten:

• Analyse und Konzept: Klären, welche Daten fließen und welches System führend ist.
• Einrichtung oder Entwicklung: Die Verbindung wird aufgebaut.
• Test: Die Anbindung wird mit Testdaten und Stichproben geprüft.
• Schnittstellenzugang des Herstellers: Fragen Sie den Hersteller, ob die Schnittstelle Teil Ihrer Lizenz ist oder zusätzlich kostet.
• Betrieb: Hosting und Überwachung sorgen dafür, dass Fehler auffallen.
• Pflege: Eine Anpassung wird nötig, wenn eines der Programme geändert wird.

Konfektor Systeme baut solche Anbindungen als Schnittstellen zwischen vorhandenen Programmen. Ob und mit welchem Aufwand eine Verbindung möglich ist, prüfen wir vor der Beauftragung und halten es im Konzept fest. Die Vermessung beginnt bei 1.500 Euro je Workshoptag, eine Person ist inklusive, jede weitere Person kostet 300 Euro, Anreise und gegebenenfalls Übernachtung kommen zusätzlich dazu. Für die Software, die wir entwickeln, fallen keine Lizenzkosten an. Laufende Kosten entstehen für Hosting, eingesetzte Fremddienste und Wartung und stehen vorab im Konzept.

Was tun, wenn ein Programm keine Schnittstelle hat?

Fehlt eine API, bleiben Ihnen mehrere Wege:

• Dateiexport und Dateiimport: Viele Programme können Daten als Datei ausgeben oder einlesen. Das ist weniger bequem, aber oft ausreichend.
• Vereinbarte Datenzugänge: Manche Hersteller stellen auf Anfrage einen Zugang bereit. Fragen Sie nach.
• Hersteller kontaktieren. Fragen Sie, ob eine Schnittstelle geplant ist.
• Das Programm ersetzen. Wenn ein Programm Daten dauerhaft nicht herausgibt, ist das ein Grund, es bei der nächsten Entscheidung zu überprüfen.

Schnittstellen sind außerdem die Voraussetzung für viele andere Vorhaben. Ein Dashboard braucht Zahlen aus mehreren Programmen, wie der Beitrag Power BI Kosten und Alternativen zeigt. Ein Kundenportal zeigt Daten aus dem ERP. Ein Mieterportal braucht Daten aus der Verwaltungssoftware. Wie sich Belege an die Buchhaltung übergeben lassen, beschreibt der Beitrag DATEV Schnittstelle.

Wenn Sie wissen möchten, ob und wie sich Ihre Programme verbinden lassen, besprechen wir das im Kennenlerngespräch. Dort sehen wir uns an, welche Programme Sie nutzen und welche Daten zwischen ihnen wandern.