Arztpraxis digitalisieren: Termine, Anfragen und Dokumentation entlasten

Wo verliert eine Praxis am Empfang die meiste Zeit?

Das lässt sich nur in Ihrer eigenen Praxis messen. Eine Zahl für alle Praxen gibt es hier nicht. Naheliegende Kandidaten sind Tätigkeiten, die sich oft wiederholen: Anrufe, die nur einen Termin verschieben, Bitten um Rückruf, Nachfragen nach Folgerezepten oder Überweisungen, Formulare, die Patienten vor Ort ausfüllen, sowie Nachfragen nach Befunden.

Eine einfache Strichliste zeigt, was bei Ihnen zählt. Notieren Sie eine Woche lang am Empfang, aus welchem Grund ein Anruf oder eine Anfrage kommt und wie lange sie dauert. Die Grundlage für jede Entscheidung bildet dann Ihre eigene Messung. Danach wissen Sie, welcher Ablauf die meiste Zeit bindet und ob er sich für eine Entlastung eignet.

Welche Abläufe lassen sich digitalisieren?

Die folgende Tabelle zeigt typische Abläufe am Empfang, wie sie heute oft laufen, wie sie sich entlasten lassen und welchen Hinweis zum Datenschutz Sie dabei mitnehmen sollten.

Das Prinzip hinter allen sechs Zeilen: Wiederkehrende, klar umrissene Tätigkeiten lassen sich entlasten, die medizinische Beurteilung nicht. Ein Assistent oder ein Formular erfasst, ordnet und übergibt. Entscheiden müssen weiterhin Ärztinnen, Ärzte und das Praxisteam.

Was kann ein KI-Telefonassistent in der Praxis übernehmen?

Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn niemand abheben kann, oder entlastet den Empfang in Stoßzeiten. Er erfasst das Anliegen, nimmt Terminwünsche und Rückrufbitten entgegen und gibt sie an das Team weiter. Wie ein solcher Assistent aufgebaut ist und was er kostet, beschreibt der Beitrag KI-Telefonassistent für Unternehmen.

Für die Praxis gelten zwei klare Grenzen. Erstens gibt ein Assistent keine medizinische Einschätzung ab. Das legen Sie mit der Praxisleitung ausdrücklich fest. Zweitens sollte er bei Hinweisen auf einen Notfall sofort an eine Person oder an die Notrufnummer verweisen. Prüfen Sie diese Regel gemeinsam mit dem Praxisteam, bevor der Assistent live geht.

Ein möglicher Ablauf eines Anrufs mit Assistent sieht so aus:

1. Der Assistent begrüßt den Anrufer und sagt, dass er eine KI ist.
2. Er fragt nach dem Anliegen und dem Namen.
3. Bei einem Terminwunsch nennt er freie Zeiten, die er aus der Terminverwaltung erhält.
4. Bei einer Rückrufbitte erfasst er Anliegen und Telefonnummer und legt eine Aufgabe für das Team an.
5. Bei Hinweisen auf einen Notfall verweist er sofort an eine Person oder an die Notrufnummer.
6. Am Ende fasst er das Besprochene zusammen und verabschiedet sich.

Zwei rechtliche Punkte gehören zu jedem Telefonassistenten:

• KI-Hinweis: Nach Artikel 50 Absatz 1 der KI-Verordnung müssen Anbieter ihre KI-Systeme so gestalten, dass Personen informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren. Die Information muss spätestens zur ersten Interaktion klar und eindeutig gegeben werden. Der Artikel gilt seit dem 2. August 2026. Bei Konfektor ist dieser Hinweis in jedem Telefonassistenten eingebaut.
• Aufzeichnung: Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort ohne Befugnis auf einen Tonträger aufnimmt, macht sich nach § 201 StGB strafbar. Zeichnet ein Assistent Gespräche auf oder transkribiert er sie, sind deshalb eine Rechtsgrundlage und die vorherige Information der Anrufer einzuplanen.

Stand beider Aussagen ist der 13.10.2026, die Quellen stehen am Ende des Beitrags. Beides ersetzt keine Rechtsberatung. Die Einzelheiten für Ihre Praxis klären Sie mit Ihrer Datenschutzberatung.

Was gilt bei Gesundheitsdaten?

Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Nach Artikel 9 Absatz 1 der DSGVO ist ihre Verarbeitung grundsätzlich untersagt, die Ausnahmen regelt Absatz 2. Welche Ausnahme für Ihre Praxis und Ihre Praxissoftware greift, beantwortet dieser Beitrag nicht. Das ist eine Frage für Ihre Rechts- und Datenschutzberatung.

Ärztinnen und Ärzte unterliegen zusätzlich der Schweigepflicht. Nach § 203 des Strafgesetzbuchs macht sich strafbar, wer als Arzt oder Angehöriger eines anderen Heilberufs unbefugt ein fremdes Geheimnis offenbart. Dienstleister, die an der Tätigkeit der Praxis mitwirken, können als sonstige mitwirkende Personen gelten, soweit die Weitergabe für ihre Tätigkeit erforderlich ist. Auch mitwirkende Personen können sich nach dem Gesetz selbst strafbar machen. Welche Pflichten sich daraus für einen Dienstleister und den Vertrag mit ihm ergeben, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung. Dazu macht dieser Beitrag keine Aussage.

Ein weiterer Punkt betrifft den Vertrag. Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, erfolgt das nach Artikel 28 Absatz 3 der DSGVO "auf der Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments". Für jedes Projekt schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Wir dokumentieren Speicherorte und Zugriffsrechte und stimmen Dienste außerhalb der EU vorher mit Ihnen ab. Ein KI-Vorhaben ordnen wir zu Beginn schriftlich nach der KI-Verordnung ein.

Die Tabelle fasst die Prüffragen zusammen, die Sie vor jedem Projekt beantworten sollten.

Mehr zum Zusammenspiel von KI und Datenschutz lesen Sie im Beitrag KI Datenschutz: So setzen Sie KI DSGVO-konform ein. Die Begriffe dazu erklärt das Glossar: AVV, DSGVO und Hosting.

Wie arbeiten neue Abläufe mit der Praxissoftware zusammen?

Die Praxissoftware bleibt das führende System für Patientendaten, Termine und Abrechnung. Neue Abläufe sollen sie nicht ersetzen, sondern ergänzen. Das geht nur, wenn die Praxissoftware eine geeignete Schnittstelle oder einen vereinbarten Datenzugang bietet. Ob und mit welchem Aufwand eine Anbindung möglich ist, prüfen wir vor der Beauftragung und halten es im Konfektor Konzept fest.

Wo keine Schnittstelle besteht, ist weniger möglich. Dann sollten Sie überlegen, welche Funktion ohne Anbindung noch sinnvoll ist, etwa ein Rückrufformular, das das Team als Aufgabe erhält. Wie sich Anbindungen im Allgemeinen planen lassen, erklärt der Beitrag ERP Schnittstelle: So planen Sie die Anbindung an das CRM.

Mit Rechteverwaltung legen Sie fest, wer im Praxisteam welche Daten sieht. Das empfangende Personal braucht andere Rechte als die Behandelnden.

Rechenbeispiel: Wie viel Zeit kosten wiederkehrende Anrufe?

Das folgende Rechenbeispiel zeigt die Methode. Es beschreibt keine echte Praxis. Alle Werte sind Annahmen, die Sie durch Ihre eigenen ersetzen.

Die Rechnung lautet: 90 Anrufe mal 50 Prozent sind 45 wiederkehrende Anrufe. Davon schließt der Assistent 60 Prozent ab, das sind 27 Anrufe. Bei 3 Minuten je Anruf sind das 81 Minuten oder 1,35 Stunden pro Tag. Bei 220 Praxistagen ergibt das 297 Stunden pro Jahr. Bei 30 Euro je Stunde entspricht das rund 8.900 Euro.

Setzen Sie diesen Wert ins Verhältnis zu den Kosten, die Ihnen für ein konkretes Vorhaben genannt werden. Das Beispiel zählt nur gesparte Zeit. Der Nutzen, dass Anrufer nicht in der Warteschleife hängen, ist nicht eingerechnet. Laufende Kosten für Hosting und eingesetzte Fremddienste kommen hinzu. Bevor Sie rechnen, zählen Sie eine Woche lang Ihre tatsächlichen Anrufe.

Womit starten Sie?

Eine Praxis muss nicht alles auf einmal digitalisieren. Ein vorsichtiger Weg sieht so aus:

1. Messen: Führen Sie eine Woche lang die Strichliste am Empfang. Sie zeigt, welcher Ablauf die meiste Zeit bindet.
2. Datenschutz zuerst klären: Sprechen Sie vor jeder Technik mit Ihrer Datenschutzberatung. Die Prüffragen aus der Tabelle oben geben die Richtung vor.
3. Mit einem Ablauf beginnen: Rückrufe oder Terminanfragen eignen sich meist am besten. Sie sind klar abgegrenzt und lassen sich einzeln einführen.
4. Praxissoftware prüfen: Klären Sie früh, welche Schnittstellen Ihre Software bietet.
5. Team einbeziehen: Das Empfangsteam kennt die Ausnahmen. Binden Sie es von Anfang an ein.

In der Vermessung nehmen wir den Ablauf Ihrer Praxis vor Ort auf und leiten daraus das Konfektor Konzept ab, mit passenden Systemen, Preisen und Reihenfolge. Der Vermessungsworkshop kostet ab 1.500 Euro je Workshoptag. Anreise und gegebenenfalls Übernachtung kommen zusätzlich hinzu. Wie die Digitalisierung in anderen Branchen aussieht, lesen Sie etwa im Beitrag Mieterportal für die Hausverwaltung oder im Beitrag Digitalisierung im Handwerk.

Ob und wo ein erster Schritt in Ihrer Praxis sinnvoll ist, klären wir im kostenlosen Kennenlerngespräch.