So läuft eine Ablaufaufnahme in Ihrem Betrieb ab

Eine Ablaufaufnahme, bei Konfektor Systeme auch Vermessung genannt und als ganzer Tag im Vermessungsworkshop umgesetzt, ist ein Termin direkt bei Ihnen im Betrieb, bei dem wir gemeinsam den Ablauf festhalten, der jeden Tag am meisten Zeit kostet. Am Ende steht kein unverbindliches Bauchgefühl, sondern ein dokumentierter Vorschlag mit passenden Systemen und einem klaren Preis dafür.

Vor der Ablaufaufnahme: das Kennenlerngespräch

Bevor eine Ablaufaufnahme stattfindet, steht immer zuerst ein kurzes Kennenlerngespräch, per Video oder Telefon. Darin klären wir, welche Tätigkeit bei Ihnen jeden Tag immer gleich abläuft und dabei besonders viel Zeit kostet. Erst wenn dabei ein Ablauf erkennbar wird, der sich lohnt näher zu betrachten, vereinbaren wir gemeinsam eine Ablaufaufnahme vor Ort.

Was bei der Ablaufaufnahme selbst passiert

Die Ablaufaufnahme findet bei Ihnen im Betrieb statt, nicht am Telefon und nicht per Fragebogen. Wir begleiten den tatsächlichen Ablauf Schritt für Schritt: welche Aufgabe zuerst kommt, wo eine Information von einer Stelle zur nächsten wandert, wo eine Tabelle abgetippt statt übernommen wird, wo eine Entscheidung auf eine Rückmeldung wartet, die erst noch eingeholt werden muss.

Jeder Schritt wird festgehalten, mit Transkript und Vermessungsdokumentation, damit am Ende nichts aus dem Gedächtnis rekonstruiert werden muss. Diese Dokumentation ist die eigentliche Grundlage für alles, was danach folgt.

Was aus der Ablaufaufnahme entsteht

Aus der Ablaufaufnahme entsteht das Konfektor Konzept: ein vollständiger, schriftlicher Vorschlag mit den Systemen, die zu Ihrem Ablauf passen, mit dem Preis dafür und mit Hinweisen auf mögliche Förderung. Sie entscheiden auf dieser Grundlage, nicht auf Grundlage eines allgemeinen Versprechens.

Dabei kann sich erst in der Ablaufaufnahme zeigen, ob ein bewährtes Konfektionssystem zu Ihrem Ablauf passt oder ob ein System nach Maß nötig ist, weil der Ablauf wirklich nur bei Ihnen so vorkommt. Beide Wege laufen über denselben Baukasten und führen zum selben Ergebnis: einem Konzept, das Sie in Ruhe prüfen können, bevor überhaupt ein Vertrag zur Debatte steht.

Warum die Ablaufaufnahme vor dem Angebot steht, nicht danach

Ein Angebot ohne vorherige Ablaufaufnahme wäre eine Schätzung auf Zuruf. Weil jeder Betrieb Aufgaben anders löst, selbst innerhalb derselben Branche, lässt sich der tatsächliche Aufwand erst einschätzen, wenn der Ablauf wirklich beobachtet wurde. Die Ablaufaufnahme ist deshalb kein zusätzlicher Schritt vor dem eigentlichen Projekt, sondern bereits der erste Teil davon.

Ablaufaufnahme oder Lastenheft?

Wer ein Vorhaben vorbereitet, kann den Ablauf auch selbst in einem Lastenheft beschreiben. Wie das geht, zeigt der Beitrag Lastenheft für Software: Aufbau, Beispiel und Gliederung zum Übernehmen. Die Ablaufaufnahme ist die Alternative, wenn Ihnen die Zeit dafür fehlt: Wir nehmen den Ablauf mit Ihnen auf und halten ihn fest. Beides lässt sich kombinieren. Ein vorhandenes Lastenheft bringen Sie zur Vermessung mit.