Power BI Kosten und Alternativen: Dashboards ohne Lizenz pro Nutzer

Wer Zahlen aus Buchhaltung, Warenwirtschaft und Tabellen an einer Stelle sehen möchte, stößt früh auf Power BI. Dieser Beitrag legt die Lizenzpreise offen, zeigt eine Fünfjahresrechnung mit allen Annahmen und beschreibt, welche Alternativen es gibt. Er bewertet das Produkt nicht und macht keine Aussage über seinen Funktionsumfang. Er rechnet nur mit den Preisen, die der Hersteller selbst nennt.

Hinweis zu Marken: Power BI ist ein Produkt von Microsoft. Alle Angaben zu Preisen und Lizenzen stammen von der Preisseite des Herstellers (abgerufen am 13.10.2026) und können sich ohne Ankündigung ändern. Dieser Beitrag beschreibt keine Partnerschaft mit Microsoft.

Was kostet Power BI?

Die folgende Tabelle gibt wieder, was Microsoft auf der deutschen Preisseite nennt. Die Preise gelten je Benutzer und Monat in Euro, bei jährlicher Abrechnung, zuzüglich Mehrwertsteuer.

Die Angaben stammen von der Preisseite von Microsoft zu Power BI, abgerufen am 13.10.2026.

Daneben gibt es Kapazitätsmodelle. Laut der Fußnote der Preisseite gilt der Verbrauch ohne kostenpflichtige Lizenzen je Benutzer für Fabric-SKUs ab F64 und für Power BI Premium pro Kapazität ab P1. Die Preise dieser Kapazitäten hat dieser Beitrag nicht abgerufen. Sie fehlen deshalb in der Rechnung unten. Wer sie braucht, findet sie auf der Herstellerseite.

Wichtig für die Einordnung: Abgerechnet wird nach Zahl der Benutzer. Jede zusätzliche Person, die Berichte freigeben oder nutzen soll, erhöht die laufenden Kosten jeden Monat. Das ist das Merkmal des Abonnements (SaaS), das auch bei anderen Werkzeugen gilt. Wie Sie Abonnementkosten über mehrere Jahre rechnen, beschreibt der Beitrag Lizenzkosten senken.

Welche Kosten kommen zur Lizenz hinzu?

Die Lizenz ist nur ein Teil der Kosten. Weitere Posten entstehen unabhängig vom Werkzeug:

• Einrichtung: Jemand muss die anzuzeigenden Zahlen festlegen und die Berichte aufbauen.
• Datenanbindung: Die Zahlen müssen aus den Programmen kommen, in denen sie entstehen. Das ist umso aufwendiger, je mehr Programme beteiligt sind. Wie sich solche Verbindungen planen lassen, beschreibt der Beitrag ERP Schnittstelle.
• Pflege: Ändert sich ein Programm oder ein Ablauf, müssen Anbindung und Berichte angepasst werden.
• Schulung: Wer Berichte lesen oder verändern soll, muss das lernen.

Für diese Posten nennt dieser Beitrag bewusst keine Zahlen, weil sie von Ihrem Betrieb und Ihren Programmen abhängen. Rechnen Sie sie in jedem Vergleich auf beiden Seiten mit.

Was kostet ein Dashboard über fünf Jahre?

Das folgende Beispiel ist ein Rechenbeispiel. Es zeigt, wie die Lizenzsumme mit der Zahl der Nutzer wächst. Alle Werte außer den Preisen der Preisseite sind Annahmen.

Annahmen:

• Alle genannten Nutzer brauchen eine Einzellizenz, weil sie Berichte nutzen oder freigeben.
• Die Preise vom 13.10.2026 bleiben 60 Monate gleich. Das ist unsicher, weil der Hersteller Preise ohne Ankündigung ändern kann.
• Alle Beträge sind netto, also zuzüglich Mehrwertsteuer.
• Einrichtung, Datenanbindung, Pflege, Schulung und Kapazitätsmodelle sind nicht enthalten.

Rechnung: Power BI Pro kostet 12,10 Euro mal 60 Monate gleich 726 Euro je Nutzer. Die Premium-Einzelbenutzerlizenz kostet 20,80 Euro mal 60 Monate gleich 1.248 Euro je Nutzer.

Auf der anderen Seite gilt bei Konfektor Systeme: Für die Software, die wir entwickeln, fallen keine Lizenzkosten an und keine Gebühren je Nutzer. Das ist das Konzept, die Zahl der Nutzer verändert den Preis nicht. Laufende Kosten entstehen für Hosting, eingesetzte Fremddienste und Wartung. Sie stehen vorab getrennt im Konzept. Eine Zahl dafür nennt dieser Beitrag nicht, weil sie vom Einzelfall abhängt. Die Formel für Ihre eigene Rechnung lautet:

Gesamtkosten über 60 Monate = Einmalpreis plus laufende Kosten je Monat mal 60.

Die Lizenzsumme wächst mit der Zahl der Nutzer, bei 5 Nutzern auf 3.630 Euro und bei 40 Nutzern auf 29.040 Euro (jeweils Power BI Pro, 60 Monate, netto). Ein eigenes Dashboard kostet unabhängig von der Nutzerzahl gleich viel. Den Festpreis kennen Sie nach der Vermessung. Ab einer größeren Nutzerzahl lohnt es sich daher zu prüfen, ob ein eigenes Dashboard günstiger kommt. Beide Seiten der Rechnung sind unvollständig, weil auf jeder Seite Posten fehlen. Ein belastbarer Vergleich entsteht erst, wenn Sie alle Posten für Ihren Betrieb eintragen.

Außerdem setzt der Vergleich voraus, dass das eigene Dashboard die Auswertungen liefert, die Sie brauchen. Ein Werkzeug wie Power BI ist für viele Auswertungsarten ausgelegt. Ein eigenes Dashboard liefert die Auswertungen, die vorab festgelegt wurden. Vergleichen Sie deshalb nicht nur den Preis, sondern auch, ob Ihre Fragen von den Auswertungen beantwortet werden.

Welche Fragen stellen Sie jedem Anbieter vor der Entscheidung?

Ein Preis allein sagt wenig, solange die Bedingungen offen sind. Stellen Sie jedem Anbieter, auch Konfektor Systeme, dieselben Fragen:

1. Wie wird abgerechnet? Je Benutzer, je Kapazität oder einmalig? Bei Abonnements ist außerdem wichtig, ob jährlich oder monatlich gezahlt wird, denn die Preise können sich je nach Zahlweise unterscheiden.
2. In welcher Währung und mit welchem Steuerhinweis? Preise in US-Dollar oder zuzüglich Mehrwertsteuer sind nicht ohne Weiteres mit Euro-Preisen vergleichbar.
3. Wie lange läuft der Vertrag und wann darf der Preis steigen? Rechnen Sie die Fünfjahressumme mit dem heutigen Preis und prüfen Sie, wie stark ein Aufschlag wirken würde.
4. Was passiert mit Ihren Daten und Auswertungen bei einer Kündigung? Klären Sie, ob Sie Ihre Berichte und Daten mitnehmen können.
5. Wer pflegt das Ganze, wenn sich ein Programm ändert? Eine Anbindung, die niemand betreut, verursacht später Kosten.

Wer diese fünf Fragen schriftlich beantwortet bekommt, kann zwei Angebote vergleichen, ohne auf Werbeaussagen angewiesen zu sein.

Welche Alternativen gibt es?

Es gibt mehrere Wege, Zahlen zusammenzuführen. Jeder Weg passt zu einer anderen Lage:

Wer andere Werkzeuge am Markt vergleichen möchte, etwa Tableau, findet deren Preise auf den Seiten der Hersteller. Dieser Beitrag nennt sie nicht, weil sie nicht abgerufen wurden. Der Vergleich sollte immer dieselben Fragen stellen: Wie viele Personen nutzen es, aus welchen Programmen stammen die Daten, welche laufenden Kosten entstehen und wie abhängig machen Sie sich vom Anbieter.

Wann lohnt sich ein eigenes Dashboard?

Prüfen Sie diese Fragen, bevor Sie sich entscheiden:

1. Wie viele Personen sehen die Zahlen? Je mehr Personen, desto stärker fällt eine Lizenz je Nutzer ins Gewicht.
2. Aus wie vielen Programmen stammen die Daten? Wo mehrere Programme beteiligt sind, entsteht oft ein Datensilo. Ein Dashboard führt sie zusammen.
3. Wie fest sind die Auswertungen? Bleiben die Fragen über Jahre gleich, lohnt sich ein maßgeschneidertes Dashboard eher. Ändern sie sich ständig, spricht das für ein allgemeines Werkzeug.
4. Wer pflegt das Ganze? Ein Werkzeug mit Lizenz benötigt jemanden, der Berichte baut. Ein eigenes Dashboard braucht jemanden, der Änderungen beauftragt.
5. Wie wichtig ist Ihnen Unabhängigkeit vom Anbieter? Preise und Bedingungen eines Abonnements legt der Anbieter fest. Der Begriff Business Intelligence fasst die Werkzeuge zusammen, die Zahlen aus Programmen zusammenführen und auswerten.

Lautet die Antwort auf die Fragen 1 und 2 „viele“, lohnt sich die Rechnung. Lautet sie „wenige“, spricht der Preis weniger für ein eigenes Dashboard.

Was ist ein KPI Dashboard und welche Kennzahlen braucht Ihr Betrieb?

Ein KPI Dashboard zeigt wenige wichtige Kennzahlen (englisch Key Performance Indicators) auf einer Seite. Es ist eine besondere Form des Dashboards, das den Zustand des Betriebs auf einen Blick lesbar macht. Typische Kennzahlen für kleine und mittlere Betriebe sind:

• Umsatz im laufenden Monat und im Vergleich zum Vorjahresmonat,
• offene Angebote und ihr Gesamtwert,
• offene Rechnungen und überfällige Zahlungen,
• Auslastung von Personal oder Maschinen,
• Projektstatus bei laufenden Aufträgen.

Wählen Sie fünf bis sieben Kennzahlen, nicht mehr. Legen Sie für jede fest, aus welchem Programm sie stammt, wer für sie verantwortlich ist und welche Entscheidung sie auslöst. Eine Kennzahl, aus der niemand eine Entscheidung ableitet, gehört nicht auf die Seite.

Wenn Sie wissen möchten, welche Zahlen bei Ihnen am meisten helfen und wie sich ein Dashboard als Konfektionssystem aufbauen lässt, besprechen wir das im Kennenlerngespräch. Dort sehen wir uns an, aus welchen Programmen Ihre Zahlen kommen.