Lizenzkosten senken: Wann sich der Nachbau eines SaaS-Werkzeugs lohnt

Wer Lizenzkosten senken will, sollte zuerst wissen, was die Werkzeuge über einen längeren Zeitraum tatsächlich kosten. Eine einzelne Monatsrechnung wirkt klein. Über fünf Jahre und mehrere Nutzer summiert sie sich zu einem Betrag, der oft höher liegt als der Aufwand für ein eigenes System. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie das rechnen, nennt Listenpreise mit Quelle und Datum und sagt ehrlich, wann ein Nachbau keine gute Idee ist.

Wie rechnen Sie die Lizenzkosten eines Werkzeugs über fünf Jahre?

Fünf Jahre sind ein üblicher Vergleichszeitraum, weil einmalige und laufende Kosten sich dann fair gegenüberstehen. Die Formel ist einfach:

Nutzer mal Preis je Nutzer und Monat mal 60 Monate gleich Lizenzkosten über fünf Jahre:

Vier Dinge verändern das Ergebnis, die man leicht vergisst:

1. Wachstum: Kommen Mitarbeitende hinzu, steigt die Summe mit jedem Kopf.
2. Tarifstufen: Höhere Stufen kosten je Nutzer mehr und schalten Funktionen frei, die Sie vielleicht nur einmal im Jahr brauchen.
3. Preisänderungen: Hersteller dürfen Preise ändern. Eine Rechnung mit heutigen Preisen ist eine Momentaufnahme.
4. Zusatzprodukte: Auswertungen, Automatisierungen oder zusätzliche Module werden oft getrennt berechnet.

Dazu kommt der Aufwand, den keine Rechnung zeigt: Zeit für Einarbeitung, für Umwege zwischen Programmen und für doppelte Datenpflege. Wie sich diese Umwege auswirken, beschreibt der Beitrag Eigenentwicklung oder Standardsoftware.

Was kosten HubSpot und Salesforce im Betrieb?

Preise sind der Stoff, über den am meisten gerätselt wird, deshalb hier nur das, was wir an der Quelle gelesen haben. Alle Angaben sind Listenpreise der Hersteller, die sich ohne Vorankündigung ändern.

Die Seite nennt nicht, ob die Preise netto oder brutto verstanden sind. Kosten für eine Einführung, Zusatzprodukte und weitere Tarife haben wir nicht erhoben und rechnen sie deshalb nicht ein.

Bei Salesforce nennen wir bewusst keine Zahl. Die Preisseite des Herstellers war am Abrufdatum für automatische Abrufe gesperrt und die Zahlen aus anderen Quellen widersprechen sich. Wer ein Salesforce-Angebot vergleichen will, liest den Preis auf der Seite des Herstellers selbst oder fragt den Anbieter. Die Rechnung über 60 Monate funktioniert mit jedem Preis, den Sie dort finden.

Rechenbeispiel: Lizenzkosten eines SaaS-Werkzeugs über fünf Jahre

Das Beispiel zeigt die Rechenlogik. Alle Zahlen sind frei gewählte Annahmen für einen Beispielbetrieb. Das Beispiel zeigt die Methode und ist weder ein Angebot noch ein Kundenfall noch ein Preis für den beschriebenen Betrieb.

Teil 1: Was kosten die Lizenzen allein? Annahme für ein beliebiges Werkzeug: 30 Euro je Nutzer und Monat. Zum Vergleich die Rechnung mit dem Listenpreis von HubSpot Sales Hub Professional (90 Euro, siehe oben).

Teil 2: Der Vergleich mit einem eigenen System: Dem Ergebnis aus Teil 1 stellen Sie die Gesamtkosten des eigenen Systems gegenüber: Festpreis plus Hosting plus Wartung über fünf Jahre. Den Festpreis kann erst die Vermessung nennen, weil er vom Umfang abhängt. Teilen Sie die Gesamtkosten durch die Lizenzkosten eines Nutzers über 60 Monate (bei 30 Euro sind das 1.800 Euro), erhalten Sie die Nutzerzahl, ab der sich ein eigenes System rechnet. Bei den Listenpreisen von HubSpot liegt die Lizenzsumme je Nutzer dreimal so hoch, der Kipppunkt also entsprechend niedriger.

Ein wichtiger Hinweis zur Einordnung: Ein eigenes System bildet nur die Funktionen ab, die Sie tatsächlich nutzen. Ein Werkzeug mit hundert Funktionen lässt sich nicht vollständig nachbauen. Die Rechnung gilt nur, wenn Sie vom Werkzeug einen überschaubaren Teil brauchen. Was Ihr Vorhaben im Einzelnen kostet, erklärt der Beitrag Softwareentwicklung Kosten.

Wann lohnt sich der Nachbau eines SaaS-Werkzeugs?

Ein Nachbau lohnt sich, wenn mehrere dieser Punkte zusammenkommen:

• Die Lizenzkosten über fünf Jahre liegen deutlich über den Gesamtkosten eines eigenen Systems.
• Sie nutzen nur einen überschaubaren Teil der Funktionen und zahlen für den Rest mit.
• Die Nutzerzahl wächst, sodass die Lizenzkosten weiter steigen werden.
• Ihr Ablauf weicht vom Standard ab und Sie bauen Umwege um das Werkzeug herum.
• Sie wollen Ihre Daten und Ihren Ablauf nicht an den Tarif eines Herstellers binden. Diese Bindung heißt Vendor-Lock-in.
• Das Werkzeug soll mit anderen Programmen Daten austauschen, was im Standard nicht oder nur gegen Aufpreis geht.

Der Nachbau ersetzt dann nicht das ganze Werkzeug, sondern den Teil, den Sie tatsächlich brauchen. Er gehört Ihnen mit Quellcode und Dokumentation.

Wann bleibt das Standardwerkzeug die bessere Wahl?

Ein Nachbau ist nicht immer klug. Das Standardwerkzeug bleibt in diesen Fällen die bessere Wahl:

• Nur wenige Personen arbeiten damit. Die Lizenzen bleiben niedrig.
• Sie nutzen die meisten Funktionen wirklich.
• Der Hersteller arbeitet Pflichten wie Gesetzesänderungen laufend ein. Sie wollen das nicht selbst nachziehen.
• Sie können ein eigenes System nicht pflegen oder pflegen lassen.
• Sie setzen das Werkzeug erst kurz ein. Ob Ihr Ablauf stabil ist, wissen Sie noch nicht.

Das ist keine Pflichtübung, sondern ein häufiges Ergebnis. Eine Rechnung, die für das Standardwerkzeug spricht, spart Ihnen ein Projekt und das ist ein gutes Ergebnis.

Welche Kosten stecken außer der Lizenz im Betrieb eines SaaS-Werkzeugs?

Die Lizenz ist der sichtbare Teil der Kosten. Daneben entstehen Posten, die in keiner Preisliste stehen.

Diese Posten lassen sich nicht allgemein beziffern, sie hängen von Ihrem Betrieb ab. Sie zu notieren hilft trotzdem, denn sie zeigen, ob die Lizenz allein die richtige Messgröße ist.

Wie bereiten Sie einen Wechsel vor?

Wer ein SaaS-Werkzeug ersetzen will, geht am besten in dieser Reihenfolge vor:

1. Funktionen auflisten: Notieren Sie, welche Funktionen Ihre Mitarbeitenden in einer normalen Woche tatsächlich nutzen. Alles andere ist beim Nachbau verzichtbar.
2. Daten sichern: Prüfen Sie, welche Daten sich in welchem Format exportieren lassen und fordern Sie einen vollständigen Export an, bevor Sie etwas ändern.
3. Kündigungsfristen notieren: Das Datum, ab dem ein Vertrag nicht mehr gekündigt werden kann, entscheidet über den Zeitpunkt des Wechsels.
4. Parallel laufen lassen: Das alte Werkzeug bleibt aktiv, bis das neue den Ablauf nachweislich trägt.
5. Erst dann abschalten: Kündigen Sie, wenn die Datenübernahme geprüft ist.

Ein Nachbau ist dabei nicht zwingend vollständig. Oft genügt es, den Teil zu ersetzen, der die meiste Arbeit verursacht und das übrige Werkzeug schlanker zu betreiben.

Welche Fragen stellen Sie dem Hersteller vor einer Verlängerung?

Kurz vor dem Ende einer Vertragslaufzeit haben Sie die beste Gelegenheit, Bedingungen zu klären. Stellen Sie schriftlich folgende Fragen:

1. Wie hat sich der Preis je Nutzer seit Vertragsbeginn entwickelt und was gilt für die Verlängerung?
2. Welche Kündigungsfrist besteht und zu welchem Datum endet die aktuelle Laufzeit?
3. Welche Nutzerrollen gibt es und gibt es eine günstigere Rolle für Personen, die nur lesen?
4. In welchem Format und in welchem Umfang kann ich meine Daten exportieren?
5. Welche Funktionen sind im Tarif enthalten und welche kosten extra?
6. Was passiert mit meinen Daten nach der Kündigung und wie lange bleiben sie abrufbar?

Die Antworten brauchen Sie in jedem Fall, ob Sie bleiben oder wechseln. Sie sind die Grundlage jeder ehrlichen Rechnung. Es kann sich lohnen nachzufragen, denn Konditionen lassen sich manchmal verhandeln. Manche Angebote gelten nur bis zu einem bestimmten Stichtag. Notieren Sie deshalb die Fristen im Kalender und beginnen Sie die Prüfung mehrere Monate vor dem Ablauf, nicht in der letzten Woche. Wer rechtzeitig fragt, hat Zeit für den Vergleich von Alternativen und muss nicht unter Zeitdruck verlängern.

Was passiert mit Schnittstellen und Automatisierungen beim Wechsel?

Ein Werkzeug steht selten allein. Es ist mit E-Mail, Buchhaltung, Kalender oder anderen Programmen verbunden, oft über Automatisierungen, die jemand irgendwann eingerichtet hat. Beim Wechsel müssen diese Verbindungen neu aufgebaut werden. Das gehört in die Planung, weil sie sonst erst auffallen, wenn etwas nicht mehr läuft.

Notieren Sie deshalb vor dem Wechsel, welche Programme Daten aus dem Werkzeug erhalten oder dorthin senden. Prüfen Sie auch, ob Mitarbeitende persönliche Automatisierungen oder Vorlagen angelegt haben. Wie Schnittstellen sauber geplant werden, beschreibt der Beitrag ERP-Schnittstelle planen.

Wie senken Sie Lizenzkosten ohne Nachbau?

Bevor Sie über ein eigenes System nachdenken, helfen oft kleinere Schritte.

Nutzer bereinigen: Prüfen Sie, wer ein Konto hat und es nicht mehr nutzt. Ausgeschiedene Mitarbeitende, Praktikanten und Testzugänge bleiben oft jahrelang auf der Rechnung.

Tarif prüfen: Brauchen Sie die höhere Stufe wirklich, oder genügt die darunter? Jede Stufe schaltet Funktionen frei, die vielleicht niemand verwendet.

Funktionen bündeln: Zwei Werkzeuge mit überlappenden Funktionen sind ein Zeichen, dass eines davon entbehrlich sein könnte.

Abrechnung und Kündigungsfristen kennen: Wer weiß, wann eine Verlängerung ansteht, kann vorher entscheiden und muss nicht zusehen, wie sich der Vertrag verlängert.

Alternativen für einzelne Aufgaben prüfen: Für manche Aufgaben, etwa Auswertungen oder Automatisierungen, gibt es eigene Werkzeuge. Vergleiche dazu liefern die Beiträge Power BI Kosten und Alternativen und n8n, Make oder Zapier.

Checkliste: Lohnt sich die Prüfung für Ihren Betrieb?

Gehen Sie diese Fragen durch. Antworten Sie viermal mit Ja, lohnt sich eine genauere Rechnung.

1. Zahlen Sie für ein Werkzeug mehr als für alle anderen zusammen?
2. Arbeiten mehr als zehn Personen darin?
3. Nutzen Sie nach eigener Einschätzung weniger als die Hälfte der Funktionen?
4. Pflegen Sie Daten zusätzlich in Excel, weil das Werkzeug etwas nicht kann?
5. Wächst Ihr Team in den nächsten zwei Jahren?
6. Haben Sie eine Möglichkeit, Ihre Daten vollständig zu exportieren?
7. Stört Sie, dass Preise und Funktionen allein der Hersteller bestimmt?

Die Antworten sind keine Messwerte, sondern ein Gesprächseinstieg. Sie zeigen, wo die Rechnung über 60 Monate Sinn ergibt.

Wie läuft die Prüfung bei Konfektor Systeme ab?

Bei der Vermessung nehmen wir die Werkzeuge Ihres Betriebs auf: welche Sie nutzen, was sie kosten, wer sie braucht und wo Umwege entstehen. Im Konfektor Konzept stellen wir die laufenden Lizenzkosten über fünf Jahre dem Aufwand einer eigenen Lösung gegenüber. Erst wenn diese Rechnung für eine eigene Lösung spricht, empfehlen wir sie. Der Vermessungsworkshop beginnt bei 1.500 Euro je Workshoptag. Den Preis eines eigenen Systems nennen wir erst nach der Vermessung. Er ist ein Festpreis und wird vor Projektstart vereinbart.

Für die Software, die wir bauen, fallen keine laufenden Lizenzgebühren an. Laufende Kosten entstehen nur für Hosting, Fremddienste und die freiwillige Wartung. Sie stehen im Konzept getrennt vom Preis. Wenn Sie wissen möchten, ob sich ein Nachbau Ihrer Werkzeuge rechnet, vereinbaren Sie ein Kennenlerngespräch. Wer vorab Abläufe sortieren will, findet im Beitrag Excel-Alternative für Betriebe eine Entscheidungshilfe.