Lastenheft für Software: Aufbau, Beispiel und Gliederung zum Übernehmen

Was ist ein Lastenheft und was ein Pflichtenheft?

Das Lastenheft ist das Dokument, in dem Sie als Auftraggeber festhalten, was Sie von einer Software erwarten. Es beantwortet die Fragen, warum das Vorhaben nötig ist, welche Aufgaben die Software übernehmen soll und woran Sie erkennen, dass sie das tut. Das Pflichtenheft ist die Antwort des Auftragnehmers: Es beschreibt, wie er die Anforderungen aus dem Lastenheft technisch und organisatorisch umsetzt.

Die beiden Dokumente stehen also hintereinander. Zuerst kommt Ihr Lastenheft, danach prüft der Anbieter, ob er die Anforderungen erfüllen kann. Anschließend schreibt er sein Pflichtenheft. Die Begriffe werden im Alltag nicht immer sauber getrennt. Vereinbaren Sie deshalb gleich zu Beginn mit dem Anbieter, welches Dokument von wem erwartet wird.

Für ein verständliches Dokument im Betrieb brauchen Sie keine formale Vorlage. Es genügt, dass beide Seiten dasselbe darunter verstehen.

Wie ist ein Lastenheft aufgebaut?

Ein brauchbares Lastenheft hat sieben Kapitel. Jedes beantwortet eine eigene Frage. Zusammen decken sie ab, was ein Anbieter wissen muss, um ein belastbares Angebot zu machen.

1. Ausgangslage: Hier beschreiben Sie, wie der Ablauf heute läuft, mit welchen Programmen und Tabellen er unterstützt wird und wo es hakt. Schreiben Sie Beobachtungen auf, keine Lösungen. Der Satz "Aufträge werden aus der E-Mail in eine Excel-Liste abgetippt" ist hilfreicher als der Satz "Wir brauchen ein neues System".

2. Ziele: Hier steht, was nach dem Projekt besser sein soll. Es muss so formuliert sein, dass sich später prüfen lässt, ob es eingetreten ist. Ein Ziel wie "Angebote sollen schneller gehen" ist zu weich. Besser ist: "Ein Angebot mit zehn Positionen soll ohne Nachschlagen in einer Preisliste erstellt werden können."

3. Anforderungen: Das ist der Kern. Jede Anforderung bekommt eine Nummer, einen einzelnen klaren Satz, eine Priorität (Muss, Soll, Kann) und ein Prüfkriterium. Mit der Priorität zeigen Sie dem Anbieter, was verhandelbar ist und was nicht.

4. Schnittstellen und Daten: Welche Programme muss die Software ansprechen, etwa Buchhaltung, Postfach oder Kalender? Welche Daten liegen heute wo? Müssen sie übernommen werden? Mehr zur Planung von Anbindungen lesen Sie im Beitrag ERP Schnittstelle: So planen Sie die Anbindung an das CRM.

5. Nutzerrollen und Rechte: Wer arbeitet mit der Software? Wer darf was sehen oder ändern? Die Geschäftsführung braucht meist andere Ansichten als das Büro oder die Mitarbeitenden vor Ort.

6. Rahmenbedingungen: Hier stehen Vorgaben, die nicht zur Funktion gehören: Zeitrahmen, Budgetrahmen, Datenschutz, Hosting, Betrieb und Wartung nach der Übergabe, Schulung der Mitarbeitenden.

7. Abnahme: Wie prüfen Sie, ob die Software liefert, was im Lastenheft steht? Legen Sie fest, anhand welcher Tests Sie abnehmen und was passiert, wenn ein Punkt nicht erfüllt ist.

Wie sieht ein ausgefülltes Beispiel aus?

Das folgende Beispiel ist erfunden. Es beschreibt keinen Kunden und keine Messung. Der Beispielbetrieb ist ein Haustechnikbetrieb mit 20 Beschäftigten (Annahme), alle Zahlen im Beispiel sind frei gewählte Werte, die Sie durch Ihre eigenen ersetzen.

Beispiel, Kapitel 1 und 2:

Beispiel, Kapitel 3 (Anforderungen):

Beispiel, Kapitel 4 bis 7:

Dieses Beispiel umfasst eine Seite Text und eine Tabelle. Ein echtes Lastenheft wird länger, der Aufbau bleibt gleich. Was Sie an dem Beispiel sofort erkennen: Jede Anforderung lässt sich mit Ja oder Nein beantworten. Genau das macht ein Lastenheft für den Anbieter nutzbar.

Wie formulieren Sie eine prüfbare Anforderung?

Eine gute Anforderung beantwortet vier Fragen: Wer braucht etwas, was genau soll geschehen, unter welcher Bedingung und woran sehen Sie, dass es klappt? Fehlt eine der vier Antworten, bleibt Spielraum. Spielraum führt später zu Streit über den Umfang.

Die Spalte rechts wirkt länger. Das ist gewollt, denn der zusätzliche Text ist genau der Teil, den ein Anbieter für sein Angebot braucht und den Sie später bei der Abnahme zur Hand nehmen.

Ein praktischer Weg, ein Lastenheft zu erarbeiten, sieht so aus: Zuerst nehmen Sie den heutigen Ablauf auf, am besten gemeinsam mit den Menschen, die ihn täglich ausführen. Danach formulieren Sie die Ziele und sammeln alle Wünsche ungeordnet. Anschließend sortieren Sie die Wünsche in Muss, Soll und Kann und schreiben die Anforderungen prüfbar auf. Zum Schluss lassen Sie eine Person gegenlesen, die nicht am Schreiben beteiligt war. Was sie nicht versteht, ist für einen Anbieter ebenfalls unklar.

Gliederung zum Übernehmen

Die Tabelle unten lässt sich als Gerüst übernehmen. Kopieren Sie die Kapitel in ein Textdokument und beantworten Sie die Leitfragen in Stichworten. Danach formulieren Sie die Antworten aus. Ein Download ist dafür nicht nötig, die Tabelle ist die Vorlage.

Zwei Hinweise zum Ausfüllen. Erstens: Schreiben Sie ein Kapitel erst dann auf, wenn Sie die Leitfragen beantworten können. Fehlt eine Antwort, notieren Sie die offene Frage, statt zu raten. Zweitens: Lassen Sie das Dokument von jemandem lesen, der den Ablauf täglich ausführt. Er findet Lücken, die Sie am Schreibtisch nicht sehen.

Welche Fehler lassen sich in einem Lastenheft vermeiden?

Die folgenden Punkte sind naheliegende Stolperstellen bei der Planung von Software. Die Tabelle ist eine Checkliste und keine Statistik darüber, wie oft sie vorkommen.

Ein Punkt verdient besondere Aufmerksamkeit: die Stufung. Viele Vorhaben werden kleiner und schneller fertig, wenn sie zunächst nur den Kern abdecken. Ein erster Entwurf, der nur die wichtigsten Anforderungen erfüllt, wird auch als MVP bezeichnet. Ein Proof of Concept zeigt dagegen vorab, ob eine technisch unsichere Idee überhaupt funktioniert.

Muss es ein Lastenheft sein?

Nein. Ein Lastenheft ist ein Werkzeug, kein Selbstzweck. Es lohnt sich, wenn Sie Angebote mehrerer Anbieter vergleichen wollen oder wenn mehrere Personen im Betrieb dasselbe Bild vom Vorhaben haben müssen. Es kostet Zeit, die im Tagesgeschäft vieler Betriebe fehlt.

Eine Alternative ist, den Ablauf gemeinsam mit einem Dienstleister aufzunehmen, statt allein zu schreiben. Bei Konfektor Systeme heißt das Vermessung. In einem Vermessungsworkshop sitzen wir einen Tag bei Ihnen im Betrieb und halten fest, wie Ihr Ablauf tatsächlich läuft. Wie ein solcher Termin abläuft, beschreibt der Beitrag So läuft eine Ablaufaufnahme in Ihrem Betrieb ab.

Ein Lastenheft und eine Vermessung schließen sich nicht aus. Wer schon ein Lastenheft hat, bringt es zum Workshop mit. Die Vermessung prüft es dann gegen den tatsächlichen Ablauf. Wer keines hat, bekommt aus der Vermessung die Grundlage, die ein Lastenheft sonst liefern würde.

Wie hilft die Vermessung dabei?

In der Vermessung nehmen wir Ihren Ablauf Schritt für Schritt auf. Aus dem Workshop entstehen ein Transkript, die Vermessungsdokumentation und das Konfektor Konzept, ein schriftlicher Vorschlag mit den passenden Systemen, Preisen und Hinweisen zur Förderung. Zu den Kapiteln eines Lastenhefts passt das so:

Wichtig ist die Reihenfolge: Das Konzept bekommen Sie, bevor Sie etwas beauftragen. Sie können es in Ruhe prüfen und entscheiden, ob und wie ein Projekt beginnt. Ob eine Förderung für Ihr Vorhaben infrage kommt, prüfen wir mit Ihnen. Wie die Förderlandschaft aussieht, lesen Sie im Beitrag Digital Jetzt ausgelaufen: Förderung Digitalisierung NRW.

Was kostet die Vermessung?

Der Vermessungsworkshop kostet ab 1.500 Euro je Workshoptag. Anreise und gegebenenfalls Übernachtung kommen zusätzlich hinzu. Mitglieder des BVMW erhalten einen Netzwerkrabatt. Wie Preise für Software insgesamt zustande kommen, beschreibt der Beitrag Was kostet Softwareentwicklung? Wie sich Eigenentwicklung und Standardsoftware unterscheiden, steht im Beitrag Eigenentwicklung oder Standardsoftware.

Wenn Sie wissen möchten, ob für Ihr Vorhaben ein Lastenheft, eine Vermessung oder zunächst nur ein Gespräch sinnvoll ist, beginnt der Weg mit einem kostenlosen Kennenlerngespräch.