XRechnung

Die XRechnung ist ein in Deutschland übliches Format für die E-Rechnung. Sie besteht nur aus einem strukturierten Datensatz und enthält keine PDF-Darstellung. Eine Software liest die Angaben direkt aus, ein Mensch braucht dafür einen Viewer.

Stand: 13.10.2026. Dieser Eintrag erklärt Pflichten und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Wo steht die XRechnung im Gesetz?

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Absatz 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Gesetz verlangt ein Format, das der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht, im BMF-Schreiben ist das die EN 16931. Es schreibt kein einzelnes Format vor.

Nach den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums (Stand März 2026) erfüllen die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen, mit Ausnahme der ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Wodurch unterscheidet sich die XRechnung von ZUGFeRD und PDF?

Eine PDF-Datei ohne eingebetteten Datensatz, eine Bilddatei oder eine E-Mail mit Angaben ist keine E-Rechnung. Das Bundesfinanzministerium führt sie als sonstige Rechnung.

Wer muss wann was?

• Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ausnahmen sind nicht vorgesehen. Für den Empfang per E-Mail ist kein eigenes Postfach nötig.
• In den Jahren 2025 und 2026 dürfen alle Aussteller noch eine sonstige Rechnung ausstellen. Papier ist immer möglich, andere elektronische Formate wie PDF per E-Mail nur mit Zustimmung des Empfängers.
• Im Jahr 2027 dürfen Aussteller mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Vorjahr weiter sonstige Rechnungen ausstellen. Wer darüber lag, muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.
• Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zwischen inländischen Unternehmern für alle Aussteller. Dieser Stichtag folgt aus der Befristung der Übergangsregeln in § 27 Absatz 38 UStG.
• Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Leistungen von Kleinunternehmern und Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind.

Eine beschlossene Änderung dieser Fristen liegt zum Stand 13.10.2026 nicht vor. Die E-Rechnungspflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, nicht private Endverbraucher.

Beispiel aus dem Betriebsalltag

Dieses Beispiel ist ein gedachter Ablauf, kein Kundenfall. Ein Betrieb erhält eine Rechnung als XRechnung per E-Mail. Öffnet jemand die Datei ohne passendes Programm, erscheint kein lesbares Rechnungsbild. Kann das Buchhaltungsprogramm XRechnungen verarbeiten, liest es Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz und Zahlungsziel selbst aus. Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 ist die Datei im empfangenen Format aufzubewahren, mindestens ihr strukturierter Teil unversehrt.

Wann ist die XRechnung für Ihren Betrieb wichtig?

Für den Empfang gilt die Pflicht schon heute. Fragen Sie deshalb, ob Ihre Buchhaltungssoftware XRechnung und ZUGFeRD lesen kann und wie die Dateien zu Ihrer Steuerberatung gelangen. Laut DATEV lassen sich ZUGFeRD 2.x und XRechnung in DATEV Unternehmen online übernehmen. Eine Validierung, also die technische Prüfung der Datei, ist laut Bundesfinanzministerium keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, aber sinnvoll. Mehr zur Pflicht steht im Beitrag E-Rechnung Pflicht, zur Übergabe an die Buchhaltung im Beitrag DATEV Schnittstelle: Belege automatisch übergeben. Den Oberbegriff erklärt der Eintrag E-Rechnung, die Texterkennung für Papierbelege der Eintrag OCR.