OCR (Texterkennung)

OCR steht für Optical Character Recognition, auf Deutsch Texterkennung. Das Verfahren liest Schrift auf einem Foto, einem Scan oder einem Bild-PDF und wandelt sie in Text um, den ein Programm weiterverarbeiten kann. Aus einem Bild eines Belegs wird so ein durchsuchbarer Text.

Wie funktioniert OCR?

Die Software zerlegt das Bild in Zeilen und Zeichen und ordnet jedem Zeichen den wahrscheinlichsten Buchstaben zu. Das Ergebnis ist zunächst nur Text, ohne Bedeutung. Ob "12.10.2026" ein Rechnungsdatum oder ein Lieferdatum ist, weiß die Texterkennung nicht. Dafür folgt meist ein zweiter Schritt, die Belegerkennung. Sie ordnet erkannte Werte Feldern wie Betrag, Datum oder Lieferant zu.

Wo liegen die Grenzen der Texterkennung?

• Schlechte Vorlagen mit Schatten, Knicken oder geringer Auflösung führen zu Lesefehlern.
• Handschrift wird deutlich unsicherer erkannt als gedruckter Text.
• Ähnliche Zeichen wie die Ziffer 0 und der Buchstabe O werden verwechselt.
• Tabellen und ungewöhnliche Layouts bringen die Zuordnung durcheinander.

Bei wichtigen Werten wie Beträgen sollte deshalb ein Mensch prüfen, wenn sich die Software unsicher ist.

Wodurch unterscheidet sich OCR von einer E-Rechnung?

Stand: 13.10.2026. Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ihre Angaben liegen bereits als Daten vor, es braucht keine Texterkennung. Eine PDF-Datei ohne eingebetteten Datensatz gilt dagegen nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Für solche Belege und für Papier bleibt OCR relevant. Mehr zu den Formaten finden Sie unter XRechnung und ZUGFeRD. Dieser Eintrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Beispiel aus dem Betriebsalltag

Dieses Beispiel ist ein gedachter Ablauf, kein Kundenfall. Ein Betrieb erhält Eingangsrechnungen teils als Papier, teils als einfaches PDF. Er scannt die Papierbelege ein. Texterkennung und Belegerkennung lesen Lieferant, Datum und Betrag aus und schlagen eine Zuordnung vor. Eine Mitarbeiterin bestätigt den Vorschlag oder korrigiert ihn, danach geht der Beleg an die Buchhaltung.

Wann ist OCR für Ihren Betrieb wichtig?

OCR hilft überall dort, wo Papier oder Bilddateien in Abläufe gelangen: Belege, Lieferscheine, Formulare. Der Weg vom Beleg in die Buchhaltung steht im Beitrag DATEV Schnittstelle: Belege automatisch übergeben. Welche Pflichten bei E-Rechnungen gelten, erklärt der Beitrag E-Rechnung Pflicht. Auch eingehende Anfragen als PDF lassen sich auslesen, siehe Angebotssoftware statt Word-Vorlage.