ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides Format der E-Rechnung. Die Datei sieht aus wie eine normale PDF-Rechnung, trägt aber einen strukturierten Datensatz in sich. Menschen lesen das PDF, Software liest die Daten. Dadurch eignet sich ZUGFeRD für Betriebe, die Rechnungen auch weiter ansehen und ausdrucken wollen.

Stand: 13.10.2026. Dieser Eintrag erklärt Pflichten und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Wie funktioniert ZUGFeRD?

Der Datensatz steckt unsichtbar in der PDF-Datei und enthält dieselben Angaben wie das PDF: Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, Zahlungsziel. Ein Programm, das ZUGFeRD kennt, liest sie aus dem Datensatz. Ein einfaches PDF-Programm zeigt nur das Bild. Nach den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums zählen seit der Einführung der Pflicht die Daten im strukturierten Teil, nicht das PDF-Bild.

Welche Versionen und Profile sind zulässig?

Nach den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums (Stand März 2026) erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Voraussetzungen einer E-Rechnung, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Beispiel aus dem Betriebsalltag

Dieses Beispiel ist ein gedachter Ablauf, kein Kundenfall. Ein Betrieb erstellt seine Rechnungen mit einer Software, die ZUGFeRD ausgibt. Die Kundschaft erhält eine PDF-Datei. Wer sie öffnet, sieht eine übliche Rechnung. Das Buchhaltungsprogramm des Empfängers liest den Datensatz und übernimmt die Werte. Wichtig ist, dass PDF und Datensatz übereinstimmen, denn es zählt der Datensatz.

Wer muss wann ZUGFeRD verwenden?

Eine Pflicht zu ZUGFeRD als solchem gibt es nicht. Es ist eines der Formate, mit dem Sie die E-Rechnungspflicht erfüllen können. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie Aussteller mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr ab dem 1. Januar 2027 und alle anderen ab dem 1. Januar 2028, sofern keine Ausnahme gilt. Die vollständige Übersicht mit allen Fristen steht beim Eintrag XRechnung. Eine PDF-Datei ohne eingebetteten Datensatz zählt nicht, sie ist eine sonstige Rechnung.

Wann ist ZUGFeRD für Ihren Betrieb wichtig?

Wenn Ihre Rechnungssoftware nur ein PDF erzeugt, prüfen Sie, ob sie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ausgeben kann. Fragen Sie auch Ihre Steuerberatung, wie sie Dateien annimmt. Laut DATEV lassen sich ZUGFeRD 2.x und XRechnung in DATEV Unternehmen online übernehmen. Bei E-Rechnungen funktioniert die Funktion DATEV Upload Mail laut DATEV nur mit ZUGFeRD 2.x. Mehr zur Pflicht steht im Beitrag E-Rechnung Pflicht, zur Weitergabe an die Buchhaltung im Beitrag DATEV Schnittstelle: Belege automatisch übergeben. Der Oberbegriff steht im Eintrag E-Rechnung.