E-Rechnung Pflicht: Was 2027 und 2028 gilt und wie Sie den Empfang organisieren

Viele Geschäftsführer hören von der E-Rechnung zuerst als Schlagwort und fragen sich, ob sie jetzt handeln müssen. Die Antwort hat zwei Teile. Für den Empfang gilt die Pflicht bereits. Für das Ausstellen laufen Übergangsregeln, die Ende 2026 und Ende 2027 auslaufen. Dieser Beitrag ordnet beides ein, nennt jeweils die Quelle und zeigt, wie ein Betrieb ohne IT-Abteilung den Eingang in den Griff bekommt.

Dieser Beitrag erklärt Pflichten und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: 13.10.2026. Die Neufassung der Rechnungsregeln geht auf das Wachstumschancengesetz zurück. Sie gilt für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt wurden.

Was ist eine E-Rechnung und was ist keine?

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. Das Gesetz nennt die Zahl EN 16931 in § 14 nicht, das BMF-Schreiben und die Fragen und Antworten des BMF tun es.

Nach den Fragen und Antworten des BMF erfüllen die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Voraussetzungen, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Nicht als E-Rechnung zählt ein Dokument ohne strukturierte Daten. Das BMF schreibt im Umsatzsteuer-Anwendungserlass, dazu gehörten auch alle nicht strukturierten elektronischen Dateien, zum Beispiel PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder Angaben in E-Mails. Solche Dokumente sind sonstige Rechnungen. Eine sonstige Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird.

Für Ihren Alltag heißt das: Die schöne PDF-Rechnung aus dem Textprogramm sieht aus wie früher, ist aber keine E-Rechnung. Entscheidend ist der Datensatz, den eine Software lesen kann.

Was gilt seit 2025 für den Empfang?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen eine E-Rechnung empfangen können. Das BMF schreibt in seinen Fragen und Antworten, dass keine Ausnahmen vorgesehen sind. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass ergänzt, dass die Pflicht auch gilt, wenn der Rechnungsempfänger Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist.

Drei Punkte aus dem BMF-Schreiben sind für kleine Betriebe wichtig:

• Es ist kein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen erforderlich.
• Wer technisch nicht in der Lage ist, eine E-Rechnung zu empfangen, hat kein Anrecht darauf, dass der Aussteller ihm stattdessen eine sonstige Rechnung stellt.
• Eine Validierung der Rechnung ist keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung. Sie ist trotzdem sinnvoll, weil sie fehlerhafte Dateien früh sichtbar macht.

Der zweite Punkt hat praktische Folgen. Ihr Lieferant darf Ihnen schon jetzt eine E-Rechnung schicken. Sie haben keinen Anspruch auf eine andere Form. Wer nicht lesen kann, was ankommt, hat ein Problem im Tagesgeschäft, noch bevor die Ausstellungspflicht für den eigenen Betrieb beginnt.

Was gilt 2026, 2027 und 2028 für das Ausstellen?

Für das Ausstellen gibt es Übergangsregeln. Sie stehen in § 27 Abs. 38 UStG und in den Fragen und Antworten des BMF. Die folgende Tabelle fasst sie zusammen.

Zur Tabelle gehören drei Erläuterungen. Die Grenze von 800.000 Euro bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Vorjahres, für das Jahr 2027 also auf das Jahr 2026. Für 2027 gilt außerdem eine Übergangsregel für Verfahren des elektronischen Datenaustauschs (EDI), die nicht ohnehin E-Rechnungen sind. Der Stichtag 1. Januar 2028 steht in den Fragen und Antworten des BMF nicht als eigener Satz. Er folgt daraus, dass die Übergangsregeln nach § 27 Abs. 38 UStG mit Ablauf des Jahres 2027 enden. Das BMF schreibt, erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen sei bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die Verwendung einer E-Rechnung tatsächlich verpflichtend.

Während der Übergangszeit bleibt eine sonstige Rechnung nach den Fragen und Antworten des BMF für den Vorsteuerabzug weiterhin eine ordnungsmäßige Rechnung, solange sie ausgestellt werden darf.

Rechenbeispiel: Welche Regel gilt für meinen Betrieb in 2027?

Das Beispiel zeigt nur die Logik der Umsatzgrenze. Es ist eine Annahme, keine Prüfung Ihrer Zahlen.

Betrieb A muss spätestens ab dem 1. Januar 2028 umstellen. Betrieb B muss zum Jahreswechsel umstellen. Welcher Wert für Ihren Betrieb als Gesamtumsatz zählt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Welche Ausnahmen gibt es?

Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen Unternehmern, die beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Private Endverbraucher sind von dieser Regelung nach den Fragen und Antworten des BMF nicht betroffen.

Außerdem nennt das BMF Ausnahmen von der Ausstellungspflicht. Dazu zählen:

• Rechnungen über Kleinbeträge mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten
• Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind

Für Kleinunternehmer gilt im Detail: Ihre Rechnungen können immer entweder in Papierform oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden. Eine E-Rechnung ist zusätzlich jederzeit ohne Zustimmung möglich. Weitere Sonderfälle finden Sie in den Fragen und Antworten des BMF, die wir unter den Quellen verlinken.

Was sind XRechnung und ZUGFeRD in einfachen Worten?

Beide Formate erfüllen die Anforderungen, sie unterscheiden sich im Aufbau. Ausführliche Erklärungen finden Sie im Glossar zu XRechnung und zu ZUGFeRD. Hier folgt der Überblick nach den Aussagen des BMF.

Das BMF betont, dass sich das Verhältnis bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD seit der Pflicht umgekehrt hat. Früher galt das PDF-Bild, heute zählen die Daten im strukturierten Teil. Wenn Daten und Bild voneinander abweichen, ist also der Datensatz entscheidend.

Wie organisieren Sie den Eingang ohne IT-Abteilung?

Ein Betrieb braucht dafür keine eigene Softwarelandschaft, aber einen klaren Weg für jede eingehende Rechnung. Fünf Schritte genügen für den Anfang:

1. Sammelstelle festlegen: Alle Rechnungen laufen an eine Adresse, zum Beispiel ein gemeinsames Postfach. Nötig ist es nicht, es hält den Eingang aber übersichtlich.
2. Erkennen, was angekommen ist: Prüfen Sie, ob die Datei strukturierte Daten enthält. Bei einer XRechnung ist die Datei selbst der Datensatz, bei ZUGFeRD steckt er im PDF.
3. Lesbar machen und prüfen: Ein Viewer zeigt die Daten an. Eine Validierung ist keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, hilft aber, Fehler früh zu finden.
4. Weitergeben: Die Daten gehen an Ihre Buchhaltung oder Steuerberatung. Nach Angabe von DATEV können ZUGFeRD 2.x und XRechnung in DATEV Unternehmen online übernommen und weiterverarbeitet werden. Das ist eine Herstellerangabe, welche Anbindung zu Ihrer Software passt, klärt Ihre Steuerberatung. Wie sich dieser Schritt ohne Abtippen automatisieren lässt, beschreibt der Beitrag zur DATEV-Schnittstelle.
5. Aufbewahren: Legen Sie die Rechnung im empfangenen Format ab.

Zur Aufbewahrung gibt es zwei belegte Regeln. Die Aufbewahrung einer Rechnung muss nach dem BMF-Schreiben grundsätzlich im empfangenen Format erfolgen. Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Eine Fristangabe finden Sie in § 147 Abs. 3 AO: acht Jahre für Buchungsbelege, zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen. Ob eine konkrete Rechnung als Buchungsbeleg zählt, klärt Ihre Steuerberatung.

Wenn Belege heute noch von Hand von einem Programm ins andere wandern, ist die E-Rechnung ein guter Anlass, diesen Medienbruch zu beseitigen. Texterkennung (OCR) wird für Papier- und Bildrechnungen weiter gebraucht, für echte E-Rechnungen ist sie dagegen nicht nötig, weil die Daten schon strukturiert vorliegen.

Checkliste für Betriebe ohne IT-Abteilung

• Gibt es eine feste Adresse, an die Lieferanten Rechnungen senden sollen?
• Erkennt eine Person im Betrieb, ob eine Datei eine E-Rechnung ist?
• Gibt es einen Viewer oder eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD lesen kann?
• Weiß Ihre Steuerberatung, in welchem Format sie Belege von Ihnen bekommt?
• Ist geklärt, wo E-Rechnungen im empfangenen Format abgelegt werden?
• Haben Sie Ihren Gesamtumsatz des Vorjahres im Blick, um zu wissen, ab wann Sie ausstellen müssen?
• Kann Ihre Rechnungssoftware E-Rechnungen erzeugen, wenn die Ausstellungspflicht für Sie beginnt?
• Ist vermerkt, wer im Betrieb für den Rechnungseingang zuständig ist, auch bei Urlaub?

Was bedeutet das für die Rechnungen, die Sie selbst schreiben?

Bis Ende 2026 dürfen Sie weiter sonstige Rechnungen ausstellen. Papier ist immer zulässig, ein PDF ohne Datensatz nur, wenn Ihr Kunde zugestimmt hat. Wenn Ihre Rechnungssoftware heute nur ein PDF erzeugt, haben Sie also Zeit, aber keine unbegrenzte.

Klären Sie jetzt drei Dinge. Erstens: Liegt Ihr Gesamtumsatz aus 2026 über 800.000 Euro, dann beginnt Ihre Ausstellungspflicht schon am 1. Januar 2027. Zweitens: Kann Ihr Programm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen? Wenn ja, in welcher Version? Nach dem BMF genügt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht. Drittens: Welche Ihrer Kunden sind Unternehmer im Inland, für die künftig die E-Rechnung gilt? Welche sind Privatpersonen, für die alles beim Alten bleibt?

Wer diese Fragen beantworten kann, geht ruhig in die Umstellung. Eine Software, die E-Rechnungen nicht erzeugen kann, sollten Sie rechtzeitig vor Ihrem Stichtag ersetzen oder erweitern lassen.

Gibt es Änderungen an den Fristen?

Eine beschlossene Änderung der Fristen gibt es am 13. Oktober 2026 nicht. Es liegt ein Vorschlag vor: Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) fordert, die Ausstellungspflicht vom 1. Januar 2027 auf den 1. Januar 2028 zu verschieben. Das ist die Forderung eines Verbands in einem Eintrag vom 22. Juni 2026. Die Seite des ZDH nennt weiterhin den 1. Januar 2027 und den 1. Januar 2028 als geltende Termine.

Uns liegt keine Äußerung von Bundesregierung oder Bundesfinanzministerium zu diesem Vorschlag vor. Planen Sie deshalb mit dem geltenden Recht. Der Stand dieses Beitrags steht oben im Text.

Was heißt das für Ihren Betrieb?

Der Empfang ist der dringende Teil, denn er gilt bereits. Das Ausstellen folgt je nach Umsatz ab 2027 oder 2028. Am meisten Aufwand verursacht in der Regel nicht die Datei selbst, sondern der Weg dahinter: Wer Rechnungen heute ausdruckt, abtippt und ablegt, gibt dem Fehler jeden Tag eine neue Gelegenheit.

Wenn Sie den Eingang und die Übergabe an die Buchhaltung ohne Abtippen gestalten möchten, besprechen wir das im Kennenlerngespräch. Dort klären wir, welcher Ablauf bei Ihnen am meisten Zeit kostet und ob sich Buchhaltung automatisieren dafür lohnt. Vorher können Sie unter Automatisierung im Mittelstand nachlesen, welche Abläufe sich eignen. Den ersten Schritt machen Sie hier: Kennenlerngespräch vereinbaren.