Excel ersetzen: Wann eine Datenbank oder ein Portal die bessere Wahl ist

Viele Betriebe haben ihre Abläufe in Tabellen aufgebaut, weil das schnell ging und jeder das Programm kennt. Das ist nachvollziehbar und oft jahrelang gut gegangen. Dieser Beitrag hilft Ihnen zu erkennen, wann aus einer praktischen Tabelle ein Engpass geworden ist und was Sie dann tun können. Er bewertet kein Produkt, sondern beschreibt, woran Sie im Alltag merken, dass die Arbeitsweise zu eng geworden ist.

Warum stößt Excel im Betrieb an Grenzen?

Excel ist im Kern ein Programm zum Rechnen und Auswerten in Tabellen. Für Kalkulationen, Auswertungen und schnelle Listen ist es ein verbreitetes und bewährtes Werkzeug. Schwierig wird es erst, wenn aus einer Tabelle ein Ablauf geworden ist, an dem mehrere Personen hängen. Vier Situationen sind typische Warnzeichen:

• Mehrere Personen, eine Datei: Zwei Beschäftigte ändern gleichzeitig dieselben Daten, oder eine Kopie wird per E-Mail verschickt und kommt mit Änderungen zurück. Welche Fassung gilt, weiß dann nur noch, wer zuletzt gespeichert hat.
• Versionen laufen auseinander. Dateien heißen „Preisliste_neu“, „Preisliste_final“ und „Preisliste_final2“. Jede Auswertung muss mit der Frage beginnen, ob sie auf der richtigen Datei beruht.
• Eingaben werden nicht geprüft. Wo niemand festgelegt hat, welche Werte in einer Spalte erlaubt sind, schleichen sich Tippfehler und uneinheitliche Schreibweisen ein. Aus „Düsseldorf“, „Dusseldorf“ und „D'dorf“ werden drei verschiedene Orte.
• Dieselbe Angabe steht mehrfach. Eine neue Telefonnummer muss in drei Tabellen nachgetragen werden. Fehlt ein Eintrag, widersprechen sich die Tabellen. Dieses Muster heißt Datensilo, wenn die Daten eines Bereichs nirgends mit anderen verbunden sind. Es heißt Insellösung, wenn jede Abteilung ihr eigenes Werkzeug pflegt.

Hinzu kommt die Frage der Zugriffsrechte. Wer eine Datei öffnen darf, sieht in der Regel alles, was darin steht. Soll ein externer Handwerker nur seine Aufträge sehen oder ein Mieter nur seine Daten, braucht es eine Rechteverwaltung, die eine Tabelle nicht ohne Umwege liefert.

Ob die Version Ihres Programms das gemeinsame Bearbeiten einer Datei unterstützt, steht in der Dokumentation des Herstellers Microsoft. Dieser Beitrag bewertet keine einzelne Funktion. Entscheidend ist, ob Ihr Ablauf auch dann stabil bleibt, wenn jemand eine Datei kopiert, weiterreicht oder unter neuem Namen speichert. Das tun Menschen im Alltag erfahrungsgemäß immer wieder.

Wenn die Daten dabei zwischen verschiedenen Programmen und Formaten hin- und herwandern, spricht man von einem Medienbruch. Wie Sie ihn erkennen und beseitigen, beschreibt der Beitrag Medienbruch: Was er kostet und wie Sie ihn beseitigen.

Welche Alternativen zu Excel gibt es?

Im Wesentlichen gibt es drei Wege, dazu den Weg, nichts zu ändern. Die Tabelle fasst sie zusammen. Sie nennt typische Eigenschaften, keine Zusagen für ein bestimmtes Produkt.

Das Tabellenwerkzeug mit Datenbank ist der kleinste Schritt weg von der Datei. Sie behalten die gewohnte Ansicht und gewinnen verknüpfte Tabellen, bleiben aber an die Möglichkeiten des Anbieters gebunden. Eine Standardsoftware ist sinnvoll, wenn Ihr Ablauf dem üblichen Ablauf Ihrer Branche entspricht, denn dann müssen Sie nichts bauen lassen. Wann sich der Weg über Standardsoftware oder Eigenentwicklung rechnet, vergleicht der Beitrag Eigenentwicklung oder Standardsoftware. Ein eigenes Portal ist die Antwort, wenn mehrere Beteiligte mit unterschiedlichen Rechten an denselben Daten arbeiten und kein Programm Ihren Ablauf abbildet. Für Hausverwaltungen beschreibt der Beitrag Mieterportal und Eigentümerportal ein typisches Beispiel.

Wann bleibt Excel die richtige Wahl?

Eine Tabelle ist kein Fehler, solange sie das tut, wofür sie gebaut wurde. Excel bleibt eine gute Wahl, wenn

• nur eine Person die Daten pflegt,
• die Tabelle vor allem der Auswertung oder Kalkulation dient,
• die Daten sich selten ändern,
• niemand außerhalb Ihres Teams Zugriff braucht,
• die Tabelle zunächst nur ein Entwurf ist, an dem Sie einen Ablauf ausprobieren.

Gerade der letzte Punkt wird oft unterschätzt. Wer einen neuen Ablauf zuerst in einer Tabelle testet, erfährt genau, welche Felder wirklich gebraucht werden. Diese Tabelle ist später eine gute Grundlage für die Beschreibung, die eine Software braucht.

Wie entscheiden Sie? Sechs Prüffragen als Entscheidungsbaum

Gehen Sie die Fragen der Reihe nach durch. Sobald eine Frage Sie auf einen Weg führt, können Sie aufhören.

1. Wie viele Personen ändern die Daten? Ändert nur eine Person die Daten, bleibt Excel in der Regel die richtige Wahl. Ändern mehrere Personen die Daten, gehen Sie weiter zu Frage 2.
2. Steht dieselbe Angabe in mehr als einer Tabelle? Lautet die Antwort ja, gehören die Daten in eine gemeinsame Datenbank, damit jede Angabe nur einmal gepflegt wird. Frage 3 klärt, in welche. Lautet sie nein, gehen Sie ebenfalls zu Frage 3.
3. Brauchen verschiedene Personen verschiedene Rechte? Das ist der Fall bei Kunden, Mietern, externen Betrieben oder einzelnen Abteilungen. Dann brauchen Sie eine Software mit Rechteverwaltung, also eine Standardsoftware oder ein eigenes Portal. Brauchen alle dieselben Rechte, kann ein Tabellenwerkzeug mit Datenbank genügen.
4. Bildet ein fertiges Programm Ihren Ablauf ab, ohne dass Sie ihn umbauen müssen? Dann prüfen Sie die Standardsoftware und rechnen die laufenden Kosten über mehrere Jahre. Bildet kein Programm Ihren Ablauf ab, gehen Sie weiter zu Frage 5.
5. Ist Ihr Ablauf so festgelegt, dass Sie ihn beschreiben können? Können Sie ihn nicht beschreiben, klären Sie zuerst den Ablauf, bevor Sie ein Werkzeug auswählen. Können Sie ihn beschreiben, gehen Sie zu Frage 6.
6. Rechnet sich der Umstieg? Stellen Sie den heutigen Mehraufwand den Kosten des neuen Wegs gegenüber. Das Rechenbeispiel im nächsten Abschnitt zeigt das Vorgehen.

Wie Sie die laufenden Kosten eines Abonnements über mehrere Jahre rechnen, erklärt der Beitrag Lizenzkosten senken.

Rechenbeispiel: Fünf Tabellen einer Hausverwaltung werden zu einem Objektportal

Das folgende Beispiel ist ein Rechenbeispiel, kein Praxisfall. Alle Werte sind Annahmen, die Sie durch Ihre eigenen ersetzen sollten.

Beispielbetrieb: eine Hausverwaltung mit 30 verwalteten Objekten. Sie pflegt fünf Tabellen: Objekte, Mieter, Schäden, Handwerker und Zähler. Eine Änderung bei einem Mieter, etwa ein Einzug oder eine neue Kontoverbindung, muss in mehreren Tabellen nachgetragen werden.

Rechnung: 20 Änderungen mal 2 zusätzliche Einträge mal 2 Minuten ergeben 80 Minuten pro Woche. Auf 46 Wochen gerechnet sind das 3.680 Minuten, also rund 61 Stunden im Jahr. Bei 40 Euro je Stunde sind das rund 2.450 Euro im Jahr.

Einordnung: In diesem Beispiel verursacht allein die Mehrfacheintragung rund 2.450 Euro im Jahr. Das ist ein einzelner Posten der heutigen Handarbeit. Weitere Posten gehören in eine ehrliche Rechnung, zum Beispiel die Zeit für Rückfragen, die Korrektur von Widersprüchen und die Suche nach der richtigen Datei. Für diese Posten nennt dieser Beitrag bewusst keine Zahl, weil dafür keine belegte Grundlage vorliegt. Sie müssen in Ihrem Betrieb gemessen werden. Die Zeitangaben sind Annahmen und keine Messergebnisse.

Was kostet der Umstieg?

Die Kosten hängen davon ab, welchen Weg Sie wählen. Ein Tabellenwerkzeug mit Datenbank und eine Standardsoftware werden in der Regel als Abonnement oder Lizenz abgerechnet, die Preise legt der jeweilige Anbieter fest. Bei Konfektor Systeme gilt für ein eigenes Portal:

• Konfektionssysteme sind fertig entwickelte und bewährte Systeme, die auf Ihren Betrieb angepasst werden. Sie sind in wenigen Wochen einsatzbereit.
• Ein System nach Maß wird für Abläufe entwickelt, die es so nur bei Ihnen gibt. Den Festpreis kennen Sie nach der Vermessung.
• Die Vermessung ist ein Workshop, in dem Ihr Ablauf aufgenommen wird. Er beginnt bei 1.500 Euro je Workshoptag, eine Person ist inklusive, jede weitere Person kostet 300 Euro. Anreise und gegebenenfalls Übernachtung kommen zusätzlich dazu.
• Für die Software, die wir entwickeln, fallen keine Lizenzkosten an und keine Gebühren je Nutzer. Laufende Kosten entstehen für Hosting, eingesetzte Fremddienste und Wartung. Sie stehen vorab im Konzept.

Ob sich Ihre bisherigen Tabellen für eine saubere Datenübernahme eignen, erkennen Sie an zwei Dingen: an einheitlich benannten Spalten und an der Zahl der doppelten Einträge.

Wie gehen Sie den Umstieg an?

Ein Umstieg gelingt am besten in kleinen Schritten. Beginnen Sie mit der Tabelle, die am meisten Ärger macht. Lösen Sie nicht alle fünf auf einmal ab. Beschreiben Sie in einem Satz, welchen Ablauf diese Tabelle trägt. Legen Sie fest, wer welche Daten sehen und ändern darf. Bereinigen Sie die Daten, bevor Sie sie übertragen, denn Fehler in den Daten wandern sonst unverändert mit. Setzen Sie einen Stichtag, ab dem die alte Tabelle nur noch gelesen wird. Wer eine solche Reihenfolge einhält, kann in einer Übergangszeit parallel arbeiten, ohne dass zwei Fassungen der Wahrheit entstehen.

Möchten Sie klären, welcher dieser Wege bei Ihnen trägt, besprechen wir das im Kennenlerngespräch. Dort sehen wir uns Ihre Tabellen und den Ablauf dahinter an.