n8n, Make oder Zapier: Welches Werkzeug passt zum Mittelstand?

Was sind n8n, Make und Zapier?

Alle drei Werkzeuge gehören zur selben Gattung. Sie verbinden Programme über deren Schnittstellen und führen Abläufe aus, sobald ein Auslöser eintritt. Ein Beispiel: Geht über ein Formular eine Anfrage ein, legt das Werkzeug einen Eintrag in der Kundenverwaltung an und schickt eine Bestätigung. Man nennt solche Abläufe Workflows. Die Werkzeuge arbeiten mit einer grafischen Oberfläche, auf der Sie Schritte zusammensetzen. Deshalb werden sie auch als Low-Code-Werkzeuge bezeichnet.

Technisch greifen sie auf eine API zu, also die Schnittstelle, die ein Programm für andere öffnet. Als Auslöser dient häufig ein Webhook, eine Adresse, die aufgerufen wird, sobald etwas geschieht. Davon zu unterscheiden ist RPA, bei dem ein Programm Bedienschritte am Bildschirm nachahmt. Alle drei Werkzeuge arbeiten über Schnittstellen und nicht über Mausklicks.

Der größte Unterschied liegt nicht im Funktionsumfang, sondern im Geschäftsmodell. Das bestimmt, was Sie zahlen, wo Ihre Daten liegen und wie viel Arbeit beim Betrieb bei Ihnen bleibt. Zur Einordnung der Abläufe selbst finden Sie Beispiele im Beitrag Automatisierung im Mittelstand: 12 Beispiele. Die Grundlagen stehen unter Prozessautomatisierung.

Wie unterscheiden sich die drei in der Abrechnung?

Die drei Werkzeuge rechnen mit unterschiedlichen Einheiten ab. Das macht den Preisvergleich schwierig, denn eine Ausführung, ein Task und ein Credit sind nicht dasselbe. Die folgende Tabelle gibt die Preise wieder, die auf den Herstellerseiten am 13.10.2026 standen. Preise ändern sich ohne Vorankündigung, prüfen Sie deshalb vor einer Entscheidung die aktuelle Seite.

Zur Tabelle gehören drei Hinweise. Erstens geben wir die Zapier-Preise in US-Dollar wieder. Die Preisseite von Zapier bietet auch eine Euro-Anzeige, die wir nicht abgerufen haben. Wir rechnen nichts um. Zweitens steht bei Zapier "ab": Die Einstiegsstufe der bezahlten Pläne gilt für eine Taskmenge, die auf der Seite nicht genannt war. Drittens haben wir nicht geprüft, ob die Preise netto oder brutto zu verstehen sind. Beim Selbsthosting von n8n kommen außerdem Kosten für Server und Betreuung hinzu, deren Höhe wir nicht angeben.

n8n schreibt auf seiner Preisseite, alle Pläne enthielten unbegrenzte Benutzer und Workflows, abgerechnet werde nach den monatlichen Ausführungen "regardless of complexity", also unabhängig von der Komplexität. Bei Zapier zeigt die Seite für den Team-Plan 25 Benutzer. Abgerechnet wird in beiden Fällen nach der Menge der Durchläufe und nicht nach der Zahl der Beschäftigten. Das unterscheidet diese Werkzeuge von klassischer Software mit Lizenz je Nutzer.

Wo liegen Ihre Daten bei den drei Werkzeugen?

Die Frage nach dem Speicherort ist bei Automatisierungen wichtig, weil die Daten durch das Werkzeug laufen. Eine Anfrage mit Namen und Adresse geht durch jeden Schritt.

Bei n8n gibt es neben der Cloud-Variante laut Preisseite und Lizenzdatei einen selbst gehosteten Betrieb. Dann laufen die Abläufe auf einem Server Ihrer Wahl, etwa im eigenen Rechenzentrum oder bei einem Hoster Ihres Vertrauens. Die Daten verlassen Ihre Umgebung nur dorthin, wohin Sie sie in den Abläufen schicken. Dafür liegen Betrieb, Updates und Datensicherung bei Ihnen oder bei dem Dienstleister, den Sie beauftragen.

Bei Zapier und Make sind auf den Preisseiten Pläne aufgeführt, die der Hersteller betreibt. Eine selbst gehostete Variante haben wir für beide nicht geprüft. Wo die Rechenzentren stehen und welche Vertragsunterlagen der Hersteller bereitstellt, haben wir ebenfalls nicht geprüft. Das gilt es vor einem Einsatz zu klären.

Rechtlich gilt unabhängig vom Werkzeug, Stand 13.10.2026: Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, braucht es einen Vertrag oder ein anderes Rechtsinstrument, den Auftragsverarbeitungsvertrag (Artikel 28 Absatz 3 der Datenschutz-Grundverordnung). Sie dürfen außerdem nach Artikel 28 Absatz 1 nur mit Auftragsverarbeitern arbeiten, die hinreichende Garantien bieten. Für ein Cloud-Werkzeug heißt das: Prüfen Sie, ob der Hersteller einen solchen Vertrag anbietet. Ob ein Server in der EU stehen muss, lässt sich pauschal nicht sagen. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Für wen passt welches Werkzeug?

Eine allgemeine Rangfolge gibt es nicht. Die folgenden Prüffragen führen zur Entscheidung.

1. Wie viele Durchläufe pro Monat erwarten Sie? Rechnen Sie Vorgänge mal Durchläufe. Bei kleiner Menge reichen oft die Einstiegsstufen aller drei Werkzeuge. Bei großer Menge entscheidet die Zähleinheit über die Kosten.
2. Wie viele Personen arbeiten mit dem Werkzeug? Bei Preisen, die an Ausführungen oder Credits hängen, spielt die Zahl der Personen für den Preis keine Rolle. Prüfen Sie aber die Angaben zu Benutzern im gewählten Plan.
3. Wo dürfen die Daten liegen? Verlangen Ihre Kunden oder Ihre Branche eine bestimmte Umgebung, ist ein selbst gehosteter Betrieb eine Option. Er verlangt aber Betrieb und Pflege.
4. Wer baut und betreut die Abläufe? Eine Person mit technischem Verständnis im Haus ist ein Vorteil. Fehlt sie, übernimmt ein Dienstleister die Betreuung. Rechnen Sie dessen Kosten ein.
5. Wie komplex sind die Abläufe? Wenige Schritte mit gängigen Programmen gelingen in allen drei Werkzeugen. Je mehr Sonderfälle, desto wichtiger werden Fehlerbehandlung und eigene Logik.

Die folgende Tabelle fasst die Unterschiede zusammen. Die Spalte "Einschätzung" gibt die Meinung des Autors wieder und ist keine Herstellerangabe.

Wie gehen Sie bei der Auswahl am besten vor?

Wählen Sie nicht zuerst das Werkzeug, sondern den Ablauf. Beschreiben Sie, was automatisiert werden soll, welche Programme beteiligt sind und wie oft der Ablauf läuft. Mit dieser Beschreibung prüfen Sie, ob die beteiligten Programme in dem jeweiligen Werkzeug als Anbindung vorhanden sind. Fehlt eine Anbindung, bleibt der Weg über einen Webhook oder eine eigene Schnittstelle, der mehr technisches Wissen verlangt.

Bauen Sie danach einen einzigen Ablauf als Test. Wählen Sie einen, der wenig Risiko trägt, etwa die Weitergabe von Formularanfragen an die Kundenverwaltung. Lassen Sie ihn einige Wochen laufen und beobachten Sie, wie oft er Fehler meldet, wie viel Pflege er braucht und wie sich die Kosten zur Menge verhalten. Erst auf dieser Grundlage lohnt es sich, weitere Abläufe zu bauen oder das Werkzeug zu wechseln.

Dokumentieren Sie jeden Ablauf in einem kurzen Text: Auslöser, Schritte, beteiligte Programme, zuständige Person. Diese Seite ist Ihre Versicherung gegen zwei Risiken. Wechselt die Person, die den Ablauf gebaut hat, geht das Wissen nicht verloren. Wollen Sie das Werkzeug später tauschen, wissen Sie, was nachzubauen ist.

Wann reicht ein Werkzeug nicht mehr?

Alle drei Werkzeuge stoßen an Grenzen. Das spricht nicht gegen sie, aber Sie sollten die Grenzen kennen.

Fehlerbehandlung: Ein Ablauf, der einmal pro Tag läuft, fällt auf, wenn er scheitert. Einer, der hundertmal pro Stunde läuft, scheitert unbemerkt, wenn niemand die Fehlermeldungen liest. Zu jedem Ablauf gehören eine benannte Person, die Fehler erhält, sowie eine Regel, was bei einem Fehler geschieht.

Wartung: Programme ändern ihre Schnittstellen. Ein Ablauf, der heute läuft, kann nach dem Update eines angebundenen Programms ausfallen. Jemand muss das bemerken und anpassen. Bei selbst gehostetem Betrieb gehören außerdem Updates des Werkzeugs selbst dazu.

Abhängigkeit vom Preismodell: Cloud-Werkzeuge ändern ihre Preise und Einheiten. Bei Make nennt die Preisseite Credits als Abrechnungseinheit. Wer viele Abläufe baut, bindet sich an das jeweilige Modell. Halten Sie deshalb die Abläufe dokumentiert, damit ein Wechsel möglich bleibt.

Komplexität und Eigentum: Je mehr Logik in einem Ablauf steckt, desto schwerer lässt er sich in einem grafischen Werkzeug überblicken. Ab einer gewissen Größe lohnt sich die Frage, ob ein eigenes System sinnvoller ist, das Sie besitzen und das genau Ihren Ablauf abbildet. Das ist der Punkt, an dem aus einer Sammlung von Abläufen eine Software wird. Wie sich solche Entscheidungen rechnen, zeigt der Beitrag Lizenzkosten senken.

Selbstständig handelnde KI: Alle drei Werkzeuge lassen sich mit KI-Bausteinen verbinden. Soll die KI dabei eigenständig handeln, kommen zusätzliche Anforderungen an Kontrolle und Haftung hinzu. Mehr dazu im Beitrag KI-Agenten im Unternehmen.

Ein Medienbruch, der sich mit einem Werkzeug schließen lässt, ist oft der beste Einstieg. Wie Sie solche Stellen finden, steht im Beitrag Medienbruch erkennen und beseitigen. Für die Anbindung großer Systeme lohnt der Blick in ERP und CRM verbinden.

Warum setzt Konfektor Systeme n8n ein?

Konfektor Systeme setzt n8n als Werkzeug für Automatisierungen ein. Dafür sprechen aus unserer Sicht zwei belegbare Punkte. Die Preisseite nennt unbegrenzte Benutzer und Workflows in allen Plänen und eine Abrechnung nach Ausführungen unabhängig von der Komplexität. Außerdem gibt es neben der Cloud einen selbst gehosteten Betrieb, der die Frage nach dem Speicherort der Daten offen lässt.

Das heißt nicht, dass n8n für jeden Fall die beste Wahl ist. Wer nur zwei einfache Abläufe betreiben will und keinen Betrieb übernehmen möchte, ist mit einem Cloud-Plan eines der beiden anderen Werkzeuge womöglich besser bedient. Entscheidend ist, was zu Ihrem Betrieb passt.

Ein Hinweis zur Lizenz: n8n steht laut Lizenzdatei (abgerufen am 13.10.2026) unter der Sustainable Use License. Sie erlaubt die Nutzung "only for your own internal business purposes or for non-commercial or personal use". Weitergabe an Dritte ist nur kostenlos und nicht kommerziell erlaubt. Deshalb bezeichnen wir n8n nicht als Open Source im üblichen Sinn. Wer n8n für Kunden betreibt oder weitergibt, muss die Lizenz gesondert klären. Das ist eine Lizenzfrage und keine Rechtsberatung.

Rechenbeispiel: Kosten bei 10.000 Ausführungen im Monat

Dieses Rechenbeispiel zeigt die Methode. Die Mengen sind Annahmen. Die Preise stammen aus der Tabelle oben mit Stand 13.10.2026. Es ist weder ein Kundenfall noch ein Preis von Konfektor Systeme.

Annahme 1: Ein Betrieb braucht 10.000 Workflow-Ausführungen im Monat. Bei n8n Cloud liegt diese Menge im Plan Pro: 50 Euro je Monat bei jährlicher Abrechnung, das sind 600 Euro im Jahr. Benutzer und Workflows sind laut Preisseite unbegrenzt.

Annahme 2: Ein Ablauf hat fünf Schritte und läuft 2.000 Mal im Monat. Bei n8n zählt laut Preisseite die Ausführung unabhängig von der Komplexität. Das sind 2.000 Ausführungen und passt in den Plan Starter mit 2.500 Ausführungen für 20 Euro je Monat bei jährlicher Abrechnung. Zählt ein Werkzeug dagegen jeden Schritt einzeln, wäre die Menge bis zu fünfmal so hoch, also 10.000. Ob und wie Zapier und Make so zählen, entnehmen Sie der jeweiligen Preisseite, dort steht auch, welche Stufe diese Menge abdeckt.

Der Vergleich zeigt vor allem, dass Sie vorab Ihre eigene Menge ermitteln sollten. Ohne diese Zahl ist jeder Preisvergleich zwischen den drei Werkzeugen nur eine Schätzung. Dazu kommen die Kosten für Aufbau und Betreuung der Abläufe, die in keinem Planpreis stehen.

Wenn Sie wissen möchten, welches Werkzeug zu Ihren Abläufen passt, besprechen wir das im Kennenlerngespräch. Die Vermessung, in der wir Ihre Abläufe aufnehmen, kostet ab 1.500 Euro je Workshoptag, eine Person ist inklusive, jede weitere Person kostet 300 Euro. Anreise und gegebenenfalls Übernachtung kommen hinzu. Mehr zu unseren Automatisierungen finden Sie auf der Leistungsseite.